Dieter Bruns, Geschäftsführer Bruns MRS Technik GmbH, setzt seit 2003 auf die Handwerkersoftware TopKontor Handwerk und hat somit sein Handwerksunternehmen im Bürobereich digitalisiert. (Bildrechte: Bruns MSR-Technik GmbH)

Ein kluges Sprichwort besagt: Zeit ist Geld. Und mit Hilfe der Digitalisierung lässt sich jede Menge kostbare Zeit sparen. Auch deshalb hält sie (inzwischen) Einzug in Handwerksbetriebe. Nicht nur Schreibmaschinen wurden gegen PCs mit entsprechender Bürosoftware getauscht, sondern teilweise auch Teams mit mobilen Endgeräten mit gewerkespezifischen Apps ausgestattet. Wenn der Handwerker unterwegs ist, braucht er digitale Helferlein, die seine Arbeit erleichtern – zeit- und ortsunabhängig. Aber auch passende Schnittstellen in einer Bürosoftware, die die Türen für die Übertragung von Daten, sowohl nach Außen als auch nach Innen öffnen, sind dabei wichtige Werkzeuge.

Sich dem Digitalisierungsprozess öffnen

Handwerker sind also gut beraten, sich diesen Prozessen zu öffnen, um am Ende davon auch zu profitieren. Denn nach wie vor ist der Digitalisierungsprozess im Handwerk noch nicht abgeschlossen. Es gibt noch einiges zu tun. Das zeigt die gemeinsame Studie zur Digitalisierung des Handwerks von Bitkom und dem ZDH: So setzen 58 Prozent der Handwerker Softwarelösungen für die Organisation betrieblicher Abläufe ein. 81 Prozent zeigen sich dem Thema Digitalisierung aufgeschlossen und 69 Prozent betrachten sie sogar als Chance. Die Realität sieht aber anders aus: nur wenige Unternehmen setzen wirklich schon auf neueste Technologien.

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Mobiles Arbeiten ist heute der Inbegriff für Digitalisierung des Arbeitsprozesses. (Bildrechte: blue:solution software GmbH)

Mobiles Arbeiten

Der größte Teil der Wertschöpfung findet im Handwerk im Außendienst und nicht am Schreibtisch statt. Hier sind mobile Endgeräte ein absolutes Muss. Sie bringen nicht nur eine Zeitersparnis, sondern verhindern Übertragungsfehler und eine undurchsichtige Zettelwirtschaft. Führen Handwerker Wartungen und Reparaturen bei Kunden durch, ist beispielsweise eine Reparatur-App ein absolutes Hilfsmittel für ein Team. Damit können direkt Aufträge erfasst und Kunden zugeordnet werden. Eine detaillierte Aufgabenbeschreibung sorgt am Ende für eine ausführliche Nachkalkulation. Mit Apps lassen sich Kundenadressen von unterwegs verwalten und mit einer Zeiterfassungsapp Arbeits- und Projektzeiten erfassen – alles bequem von unterwegs aus.

Cloudcomputing kein Schreckgespenst

Wer auf Cloudcomputing setzt, also Daten und Programme in externen Rechenzentren auf riesigen Servern speichert, hat gleich mehrere Vorteile: So sind, gerade in deutschen Rechenzentren, Daten vor dem Zugriff von Fremden und vor Systemabstürzen gesichert. Machen sich Unternehmen Gedanken darüber, was mit Daten passiert, wenn Feuer oder Wasser dem Unternehmen schaden? Bricht ein Brand im Unternehmen aus und Computer werden vernichtet, sind auch alle kostbaren Daten verschwunden. In einer Cloud wären diese vor Feuer-, Wasser- oder Geräteschäden geschützt. Unternehmer könnten von einem anderen Ort aus auf die wichtigen Daten zugreifen, das „Geschäft“ könnte weiterlaufen, während Gebäude wieder aufgebaut würden – Einnahmen wären in einer solchen Phase gesichert.

Mit Updates auf dem aktuellsten Stand

Wie up-to-date sind Unternehmenssysteme? Sind Unternehmer in der Sache akribisch und haben ihre Systeme immer auf dem neuesten Stand, um optimal arbeiten zu können? Eine Software, die sich in einer Cloud befindet, ist immer auf dem aktuellsten Stand. Der Anwender kann sich auf die optimalsten Funktionen verlassen. Natürlich kostet Cloudcomputing Geld. Das ist der Preis, den Unternehmen für Sicherheit und Zuverlässigkeit zahlen müssen. Mit den monatlichen Kosten erkaufen sich Anwender aber auch die Möglichkeit, jederzeit und von allen Orten dieser Welt auf Unternehmensdaten zugreifen zu können. Wer seine gewohnte Softwareumgebung umfangreich nutzen möchte, trifft mit Cloudcomputing eine gute Entscheidung. Unternehmer bleiben somit flexibel. Und wer immer noch Vorbehalte hat, der wird erstaunt sein, wie häufig er heute schon Cloudcomputing nutzt: E-Mail-Fächer á la gmx und Co befinden sich übrigens auch in Clouds.

Das SHK-Unternehmen Jung & Krämer GmbH hat über die Schnittstelle IDS-Connect eine direkte Anbindung zu den Shop-Systemen von Großhändlern. (Bildrechte: Jung & Krämer GmbH)

Schnittstellen bringen Zeitersparnis

Schnittstellen in einer Bürosoftware, die die Türen für die Übertragung von Daten, sowohl nach Außen als auch nach Innen öffnen, sind wichtige Werkzeuge. Weil beispielsweise Artikel und Preise von Lieferanten nicht mehr händisch eingegeben werden müssen, sparen Handwerker jede Menge Zeit. Und: Der Handwerker punktet bei seinem Kunden mit tagesaktuellen und fehlerfreien Angeboten. Unterschieden wird bei Schnittstellen in Import- und Exportschnittstellen. Schon bei einem Softwarewechsel kann eine Importschnittstelle eine perfekte Unterstützung sein: Alle Stammdaten werden fehlerfrei und in Windeseile von der alten in die neue Software transferiert, der Unternehmensalltag ist nicht gelähmt. Über Datanorm-Importschnittstellen werden Daten in die Software importiert. Beispielsweise Artikel- und Preislisten von Zulieferern, die häufig 250 bis 500.000 Positionen beinhalten. Andere Schnittstellen liefern gewerkespezifische Leistungstexte, die in die Stammdaten importiert werden können. „Gesetzeskonforme Leistungstexte in Angeboten oder Ausschreibungen zu verwenden ist für die erfolgreiche Arbeit eines Handwerkers sehr wichtig. Praktisch, wenn diese automatisch in der Bürosoftware zur Verfügung stehen“, betont Rudolf Melching, Geschäftsführer der blue:solution software GmbH. Eine GAEB-Schnittstelle liefert öffentliche Ausschreibungen in die Software. Unternehmen können über Exportschnittstellen aber auch Daten aus ihrer Software nach Außen versenden. Über die DATEV-Schnittstelle landen mit nur einem Kopfdruck wichtige Unterlagen beim Steuerberater. Darüber können Debitoren-/ Kreditorenstammdaten, Sachkonten (Kontobeschriftungen), Rechnungsausgangsbuch sowie Rechnungseingangsbuch, Kassenbuchungen und Zahlungsein- sowie Zahlungsausgänge übergeben werden. Bankingschnittstellen ersparen den Weg zur Bank und übertragen Überweisungen fehlerfrei und zeitnah.

Exportschnittstellen stellen Weichen für GoBD-konformes Arbeiten

Digitalisierung steht aber auch im Zusammenhang mit GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Unter diesem Stichwort stellen Softwarehersteller mit Exportschnittstellen außerdem die Weichen für GoBD-konformes Arbeiten. Aber: „Immer ist auch der Anwender in der Pflicht, seine Bücher ordentlich zu führen, Belege zu sammeln, Rechnungen zu erstellen und diese nach den GoBD-Richtlinien zur archivieren. Die Verantwortung erlischt auch bei einer Auslagerung der Buchführung an fremde Dritte nicht“, betont Rudolf Melching, Geschäftsführer des Rheiner Unternehmens. Um die Erfüllung der GoBD-Anforderungen hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit zu erleichtern, wurde der sogenannte Beschreibungsstandard (GDPdU) entwickelt. Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzverwaltung nun nicht nur die gespeicherten steuerlich relevanten Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger zu übergeben, sondern darüber hinaus auch die Strukturinformationen wie die Formatangabe, Dateiaufbau, Felddefinition und die Verknüpfungen zur Auswertung. Mit einer in der Software implementierten IDEA Export Schnittstelle können dem Betriebsprüfer steuerrelevante Geschäftsunterlagen nach den GDPdU-Vorgaben übermittelt werden. Das vereinfacht den vom Gesetzgeber eingeführten Datenzugriff der Finanzverwaltung zur Außenprüfung von Unternehmen. Seit Juni 2014 gibt es für die elektronische Rechnung das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Eine Rechnung im ZUGFeRD Format sieht bei der ersten Betrachtung wie eine Rechnung im PDF Format aus. Die Besonderheit: In der PDF wird die Rechnungsdatei im XML Format zusätzlich eingebettet und erlaubt, dass die Rechnungsdaten maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit und Kosten und minimiert die Gefahrenquellen von Fehlern durch Mitarbeiter.

2018-07-05T08:51:52+00:00