Mit der neuen Version 5.11 für unsere Software TopKontor Handwerk und dem Update smarthandwerk 2.0, wird unter anderem die neue Funktion „DMS-Schnittstelle“ zur Verfügung gestellt. Doch was ist der Nutzen einer solchen „DMS-Schnittstelle“ und was bedeutet eigentlich DMS?
Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) ist die datenbankunterstütze Ablage (Speicherung), Archivierung und Suche von ehemals papiergebundenen Dokumenten in elektronischer Form gemeint. Das bedeutet, dass alle Dokumente, die in TopKontor Handwerk oder smarthandwerk erstellt und gedruckt werden, als PDF/A-Datei (PDF/A: Format zur Langzeitarchivierung) in ein DMS-Verzeichnis unterhalb des Mandantenverzeichnisses abgespeichert werden. Zusätzlich zu der PDF/A-Datei entsteht eine weitere Datei, in der bestimmte Parameter des Dokuments, wie beispielsweise Dokumenten- und Projektnummer, Kundennummer und Kundenname oder der Dokumentenbetreff in formatierter Form abgelegt werden. Diese Dateien werden automatisch bei jedem Druck eines Dokuments erzeugt.
Doch welchen Nutzen hat der Anwender von dieser neuen Schnittstelle?
Wenn der Anwender die Schnittstelle aktiviert (Hier zu finden: Datei/Einstellungen/Schnittstellen/Dokumenten Management System) beginnt das System sofort mit der Ablage der Dokumente in dem DMS-Ordner. Somit findet der Anwender alle seine Dokumente als PDF-Datei in diesem Ordner. In diesem Zusammenhang wäre beispielsweise auch ein externer Zugriff des Anwenders auf alle seine gedruckten Dokumente denkbar.
Ein DMS (Dokumenten-Management-System) kann nun auf diesen Ordner zugreifen, sich die Dokumente und Parameterdateien dort abholen, verschlagworten und in dem DMS zur Archivierung und Suche zur Verfügung stellen. Solche Systeme können das Dokument über eine Volltextsuche in kürzester Zeit finden und anzeigen. Deshalb unser Tipp: Es macht durchaus Sinn, die Schnittstelle sofort zu aktivieren, da der Einsatz eines solchen DMS zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt und die bereits abgelegten Dokumente (auch rückwirkend) dort abholen kann.