In unserem aktuellen Tipp des Monats geht es um die „DMS“-Schnittstelle, also eine Schnittstelle für das Dokumenten-Management-System. Mit einem Dokumenten-Management-System ist die datenbankunterstütze Ablage von ehemals papiergebundenen Dokumenten in elektronischer Form gemeint. Das bedeutet, dass bei aktivierter „DMS“-Schnittstelle alle Dokumente, die in TopKontor Handwerk erstellt und gedruckt werden, als PDF-Datei in einen eigenen „DMS“-Ordner abgelegt werden. Zusätzlich zu der PDF-Datei entsteht eine weitere Datei, in der bestimmte Parameter des Dokuments in formatierter Form abgelegt werden, eine sogenannte Indizierungsdatei.

Ein Dokumenten Management System (DMS) ermöglicht einem Unternehmen alle Dokumente einfach und übersichtlich zu speichern. Mit einer vollständigen Übersicht verschiedener digitaler Daten, die für ein Unternehmen wichtig sind, gewährleistet die Dokumentenmanagement-Software, dass diese Daten einfach verwaltet werden können.

Der aktuelle Tipp des Monats befasst sich allerdings nicht mit der Funktionsweise der „DMS“-Schnittstelle, vielmehr geht es diesmal um die Einrichtung und Nutzung dieser Schnittstelle. Wie immer, in wenigen Schritten erklärt.

  1. Die Einrichtung: Damit die DMS-Schnittstelle genutzt werden kann, muss in den Einstellungen die Schnittstelle aktiviert sein. Die Einstellungen werden über „Datei-Einstellungen“ geöffnet… Einstellungen öffnen…und über die Schnittstelle „Dokument Management System“ wird die „DMS“-Schnittstelle aktiviert, desweiteren kann man das Dateiformat für die Indizierungsdatei einstellen. Standardmäßig ist das „DMS“ auf „nicht aktiviert“ gesetzt: Schnittstelle aktivierenSobald die Schnittstelle aktiviert wurde, wird in dem Mandanten der Ordner „DMS“ erstellt:Erstellter DMS Ordner
  2. Das Befüllen des Ordners: Noch ist der „DMS“-Ordner nur mit der Musterdatei „Vorlage“ gefüllt (mit dieser Datei ist die Nutzung von XML Dateivorlagen verschiedener Hersteller möglich). Das liegt daran, dass seit der Aktivierung der „DMS“-Schnittstelle noch kein Dokument gedruckt wurde. Damit die Dateien im „DMS“-Ordner erstellt werden, drucken wir nun das Angebot „A_00040“.
  3. Die Dateien des „DMS“-Ordners: Nach dem Druck des Angebotes ist der „DMS“-Ordner nun mit zwei weiteren Dateien gefüllt, einmal das Dokument als PDF-Datei und einmal die dazugehörige Indizierungsdatei (da wir in Schritt 1 bei den Schnittstelleneinstellungen das .txt-Format für die Indizierungsdatei eingestellt haben, liegt die Datei im .txt-Format vor).Die beiden Dateien sind von der Namensbeschriftung gleich aufgebaut: erst der Mandantenname, dann der Dokumenttyp und abschließend der Dokumentname: DMS Ordner nach DruckWir wünschen Ihnen viel Spaß beim Einrichten und Ausprobieren!
2017-08-24T12:23:22+00:00