Rechnungen und Mahnungen per E-Mail versenden erlaubt

blueblog-Redaktion blue:solution 2 Kommentare

Der anhaltende Poststreik hat viele Unternehmensnerven blank liegen lassen. Und auch noch heute, mit Abschluss des Streiks, kommen wichtige Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen oder auch Produkte beim Empfänger nicht oder nur sehr unpünktlich an. Das führt auf beiden Seiten für Missstimmungen. Doch wie lässt sich der Postweg, gerade bei Dokumenten, umgehen? Mit dem E-Mail-Versand werden Zeit und Raum in null Komma nichts überwunden. Rechnungen per E-Mail, das ist erlaubt? Mit dem Steuervereinfachungsgesetz vom Juli 2011 dürfen Rechnungen per E-Mail versendet werden. Und auch der Versand von Mahnungen ist auf dem elektronischen Weg erlaubt, da es für Mahnungen keine gesetzlichen Bestimmungen gibt. Wir als Softwareunternehmen ziehen die Konsequenzen aus dem Poststreik und stellen jetzt auf den Rechnungs- und Mahnungsversand per E-Mail um. Unsere Partner haben wir bereits in den letzten Tagen über die Umstellung informiert.

Neben der zeitlichen Komponente, die eingespart wird, können außerdem Porto- und Druckkosten reduziert werden. Das schont nicht nur den Geldbeute, sondern auch die Umwelt. Die Dokumente bedürfen nicht einmal einer digitalen Signatur. Zwei Wege führen zum Ziel: So können die Dokumente als E-Mail-Anhang bzw. als E-Mail-Text oder als Link zum Download versendet werden. In jedem Fall muss der Zahlungsempfänger über die Umstellung informiert werden und seine Zustimmung geben. Das muss er nicht einmal schriftlich machen, sondern kann auch stillschweigend erfolgen, wenn er beispielsweise kommentarlos die Rechnung begleicht. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, informiert seine Kunden im Vorfeld über die Umstellung. Fragen Unternehmen dann noch aktiv die angegebene E-Mail-Adresse als zukünftige Rechnungsempfangsadresse ab, gehen Unternehmen im Kundenverhältnis auf Nummer sicher.

Wer die Rechnung per E-Mail empfängt muss diese auch nicht ausdrucken: E-Mails und die angehängten Dokumente müssen elektronisch archiviert werden. Denn E-Mails mit geschäftsrelevanten Inhalten sind wie Geschäftsbriefe zu behandeln. Sie unterliegen der Aufbewahrungspflicht von sechs bis zehn Jahren. Jedoch sollten diese E-Mails nicht in den Postfächern schlummern, sondern müssen entsprechend auf Datenträgern archiviert werden. Diese Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen gelten auch für kleinere Unternehmen oder Neugründer. Das Bundesfinanzministerium hat aktuell auf die technischen Veränderungen in Unternehmen reagiert und zum Anfang des Jahres die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) publiziert. Mit Veröffentlichung dieser Grundsätze sind Unternehmen nun angehalten, strengere Anforderungen an die elektronische Dokumentation und Aufbewahrungspflichten von kaufmännischen Vorgängen zu beachten. Hier wird allerdings häufig an der Bürosoftware gespart und die ist in Sachen GoBD eine beinahe unersetzbare Hilfe.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zeigen, worauf Unternehmen achten müssen:

Belegwesen:

  • Belege sind gegen Informationsverlust zu sichern
  • Belege und Grundaufzeichnungen/Buchungen müssen klar zugeordnet werden
  • Buchungsbelege müssen erfassungsgerecht aufbereitet werden
  • Für jeden Geschäftsvorfall muss eine eindeutige Belegnummer, Buchungsbetrag oder Mengen- und Wertangabe, Währungsangabe, Buchungstext, Buchungsdatum, Buchungsperiode und den Verantwortlichen ausgewiesen werden

Aufzeichnung Geschäftsvorfälle:

  • elektronische Buchungen und erforderliche elektronische Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden

Datensicherheit:

  • Das Datenverarbeitungssystem muss gegen Verlust, unberechtigte Eingabe und Veränderungen geschützt werden
  • Wird es nicht ausreichend geschützt, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß

Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen

  • Buchungen oder Aufzeichnung dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht feststellbar ist
  • Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden, dass muss das Datenverarbeitungssystem garantieren
  • Spätere Veränderungen müssen kenntlich gemacht bzw. vermerkt werden

Aufbewahrung

  • Es gilt die Aufbewahrungspflicht von Büchern für steuerliche Zwecke und Einnahmen- und Überschussrechnungen
  • Die Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden
  • Die Aufbewahrung kann auf einem Bild- oder anderen Datenträgern erfolgen
  • Elektronisch erhaltene Unterlagen müssen auch in dieser Form aufbewahrt werden

Ordnungsmäßigkeit

  • alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein

Aufzeichnung

  • alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein; zudem müssen auch alle zusätzlich notwendigen Tabellendaten, Historisierungen und Programme gespeichert werden

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