Der Feierabend ist da und die Freude darüber so groß, dass der Mitarbeiter schon einmal vergisst, sich auszustempeln. Oder es wird gleich doppelt gestempelt und gebucht.  Schon haben sich Fehler in der Zeiterfassung eingeschlichen, die eine fehlerfreie Auswertung bzw. Lohnabrechnung schwierig machen. Um diese menschlichen Fehler aufzudecken und manuell einfach auszubuchen, gibt es in der Software TopKontor Zeiterfassung ein Fehlerprotokoll. Anhand dieses Protokolls können schnell fehlerhafte Buchungen, Überstunden oder Fehlzeiten der Mitarbeiter ausfindig gemacht und in einer Übersicht angezeigt werden. Um das Fehlerprotokoll effektiv nutzen zu können, sollte dieses jedoch erst seinen Anforderungen entsprechend angepasst werden. Wie diese Anpassungen vorgenommen werden können, zeigen wir im aktuellen Tipp des Monats Mai.

Einrichten der Fehlerdefinition

Als erstes sollte die Fehlerdefinition eingerichtet werden. Diese finden Sie unter dem Reiter [Meine Firma].

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Hier werden Ihnen alle Fehler aufgezeigt, welche die Zeiterfassung für das Fehlerprotokoll aufzeichnet. Hier können Sie neue Fehlerdefinitionen erfassen, Nicht-Benötigte löschen und Bestehende bearbeiten. Die Buttons für diese Funktionen befinden sich im oberen Bereich.

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Hinweis: Im Bereich [Art] können Sie aus einer Vielzahl von Fehlerdefinitionen auswählen. Sie sind nicht auf die im Screenshot aufgeführten Fehlerdefinitionen begrenzt.

Zusätzlich kann man noch im Mitarbeiterstamm einstellen, welches Fehlerprotokoll für die jeweiligen Mitarbeiter gelten soll. Dies können Sie unter dem Reiter [Zuordnung] vornehmen.

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Das Fehlerprotokoll auswerten

Um sich nun das Fehlerprotokoll anzeigen zu lassen, begeben Sie sich in den Reiter [Auswertung] und klicken dort auf das Fehlerprotokoll.

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Stellen Sie zunächst den Zeitraum ein, über den das Fehlerprotokoll ausgewertet werden soll. Zudem befinden sich in der rechten oberen Ecke noch Einstellungen, wonach die Einträge sortiert werden können. Wenn Sie alles wie gewünscht eingestellt haben, klicken Sie auf [Protokoll erstellen].

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Im Fehlerprotokoll lässt sich über einen Rechtsklick zu den einzelnen Fehlern eine neue Buchung erfassen oder eine Zeitkorrektur vornehmen. Zudem können Sie einzelne Fehler löschen oder den Status des Fehlers auf erledigt setzen.

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Hinweis: Sie können das Fehlerprotokoll auch mit einem Klick auf das Druckersymbol ausdrucken lassen.

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2018-05-15T08:59:16+00:00