Bequem von unterwegs aus Personal- und Projektzeiten buchen, Übersichten anzeigen lassen oder Urlaubsanträge stellen, das ermöglicht die App „TopZeiterfassung“. Damit können Arbeiten, die normalerweise erst im Büro erledigt werden müssen, bereits auf der Baustelle vorgenommen werden – praktisch. Darüber hinaus ermöglicht die App die Speicherung und Auswertung von Geokoordinaten. Damit können beispielsweise Routen von Mitarbeitern noch viel besser koordiniert werden.

Die App „TopZeiterfassung“ funktioniert nur in Verbindung mit der lokal installierten Software TopKontor Zeiterfassung.  Im aktuelle Tipp des Monats Oktober geben wir eine kurze Anleitung zu der Installation und zeigen anschließend kurz die Funktionen der App.

Einrichtung:

Wie bei allen unseren Apps muss erst ein Webservice eingerichtet werden.

Bei der App gibt es allerdings eine Besonderheit: für die „TopZeiterfassung“ darf nur ein bestimmter Webservice genutzt werden! Unser Programm „TopKontor Zeiterfassung“ liefert den Webservice gleich mit, nutzen Sie hierfür bitte nicht den Webservice der anderen Apps.

1.Installation des Webservice:

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Webservice zu installieren:

Entweder wird der Webservice direkt bei der Installation der Server-Installation mit installiert oder Sie installieren diesen nachträglich. Bei der Installation von der Zeiterfassung müssen Sie die „Benutzerdefinierte Installation“ auswählen. Anschließend aktivieren Sie den Punkt „Mobile Dienste für iOS/Android:

1-Apps-Auswahl

Durch klicken auf „weiter“ kommen Sie zu der Porteingabe: Installation TopApp Ports

Standardmäßig wird der Port 44301 ausgewählt. Sie können hier aber auch mit einem beliebigen Port arbeiten. Wichtig ist, dass der Port freigegeben ist. Ohne Portfreigabe wird die App nicht funktionieren und eine Fehlermeldung herausgeben.

Notieren Sie sich den eingetragenen Port, diesen brauchen Sie später noch, um sich bei der App anzumelden!

Wurde die Zeiterfassung schon installiert, allerdings ohne den Webservice, dann können Sie den Webservice auch nachträglich installieren. Hierzu führen Sie einfach wie bei der Installation die Setup.exe aus und wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem die Software TopKontor Zeiterfassung installiert wurde. Anschließend wird wie bei Möglichkeit 1) der Punkt „Mobile Dienste für iOS/Android“ unter „Benutzerdefinierte Installation“ ausgewählt. Durch Klicken auf Weiter wird die Installation des Webservice gestartet und der Port eingetragen.

2. Starten des Webservice:

Da der Webservice kein Dienst ist, muss dieser immer manuell gestartet werden! Ist der Webservice nicht gestartet, wird die App keine Verbindung mit dem Server herstellen können.

Den Webservice starten Sie unter Ausführen -> „Mobile Dienste starten…“:

3 Starten Webservice4 mobile dienste

3. Benutzer einrichten und aktivieren:

Nachdem der Webservice eingerichtet und gestartet wurde, müssen noch einige wenige Einstellungen in der Software TopKontor Zeiterfassung erfolgen, damit die Benutzer überhaupt Zugriff auf die App haben.

Öffnen Sie den Personalstamm der Zeiterfassung und tragen Sie für den Benutzer ein Kennwort ein. Anschließend wählen Sie den Reiter „Einstellungen“ aus und aktivieren den Punkt „Mitarbeiter ist für die mobile Datenerfassung aktiviert“:5 datenerfassung aktivieren

4. Starten der App

Laden Sie die App aus dem jeweiligen Store herunter, installieren Sie diese auf Ihrem Smartphone und starten Sie die App.
Die App startet im Demomodus, um auf Ihre Daten zugreifen zu können. Klicken Sie in den Einstellungen auf „Bearbeiten“ und deaktivieren Sie den Demomodus.

Nun werden in den Einstellungen neue Felder angezeigt: URL, Benutzer und Kennwort.
In das Feld URL tragen Sie bitte https://ihrPC:Port ein. Ersetzen Sie „ihrPC“ durch die IP Adresse Ihres Severs und anstatt „Port“ tragen Sie den in Schritt 1 hinterlegten Port ein.
Beispiel: https://127.0.0.1:44301
Wählen Sie anschließend das Feld Benutzer aus: Sofern die URL korrekt eingetragen wurde, werden nun alle in der TopKontor Zeiterfassung für die App aktivierten Benutzer angezeigt.
Wurde ein Benutzer ausgewählt, tragen Sie in das Feld Kennwort das in der Zeiterfassung hinterlegte Kennwort (Schritt 3) des Mitarbeiters ein.
Die App TopZeiterfassung
Die App ist wie folgt aufgebaut (von links nach rechts):
Es gibt die Reiter Buchungen, Übersicht, Anträge und Einstellung.
Buchungen: Hier werden die Buchungen durchgeführt. Sie können den Arbeitsbeginn/-ende, auf einen Auftrag oder auf Abwesend buchen. Sind die Rechte dementsprechend gesetzt, können Sie auch für andere Mitarbeiter stempeln!
Buchen Sie auf einen Auftrag, können Sie neben dem Auftrag noch die in der Software TopKontor Zeiterfassung hinterlegten Tätigkeiten auswählen.Zeiterfassung App - 1
Übersicht: Im Reiter „Übersicht“ können Sie ihre eigene Zeitenübersicht, die Mitarbeiterübersicht oder die Salden anzeigen lassen.
Zeiterfassung App - 2
Anträge: Hier haben Sie eine Übersicht aller ihrer gestellten Anträge. Über „+“ können Sie neue Anträge, für beispielsweise Urlaub stellen.
Zeiterfassung App - 3
Einstellung: Die Einstellungen sind in mehrere Bereiche unterteilt: „Service“, „Synchronisation“, „Auftrag/Tätigkeit“, „Barcode Präfix/Suffix“ und „Sonstiges“.
1) Service: hier werden die Daten für die Datenbankverbindung eingetragen.
2) Synchronisation: hier wird festgelegt, wann die App automatisch mit der Datenbank synchronisiert wird.
3) Auftrag/Tätigkeit: hier wird festgelegt, ob die Suchmaske angezeigt werden soll
4) Barcode Präfix/Suffix: hinterlegen Sie hier das Präfix und Suffix für: Auftrag, Tätigkeit und Grund
5) Sonstiges: Hier können Sie die Datenbank zurücksetzen, d.h. alle Daten aus der App entfernen, so dass überflüssige Daten nicht mehr angezeigt werden. Der Punkt GPS-Daten aktiviert das GPS, so dass in der Zeiterfassung erkennbar wird, wo der Mitarbeiter gerade ist, bzw. wie sein Routenverlauf aussah.
Zeiterfassung App - 4
Die App „TopZeiterfassungs“ gibt es kostenlos in den Android und iPhone Stores.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren!
2017-08-24T12:23:21+00:00