Mit Software die offenen Posten im Blick

blueblog-Redaktion blue:solution 2 Kommentare

Mahnwesen OP-Center

Eine schlechte Zahlungsmoral der Kunden ist häufig nicht nur ein zeitaufreibendes Ärgernis, sondern kann in den schlimmsten Fällen die Existenz von kleinen oder mittelständischen Handwerksbetrieben bedrohen. Tagtäglich haben Handwerksunternehmen mit der schlechten Zahlungsmoral ihrer Kunden zu kämpfen. Wer seine offenen Posten immer im Blick hat und zuvor klare Zahlungsfristen in den Rechnungen festgelegt hat, hat einen deutlichen Vorteil und kann pünktlich erinnern sowie mahnen. Keine Angst, das trübt nicht unbedingt das Kundenverhältnis, sondern wirkt professionell.

Schlechte Zahlungsmoral ein Ärgernis

Die Gründe für eine schlechte Zahlungsmoral sind sehr vielschichtig: Das sind es zum einen finanzielle Engpässe in Privathaushalten, Angst vor Konjunkturschwankungen, forcierte „Geiz ist geil“-Mentalität, Ratenkäufe und Rabattschlachten, aber auch leere Kassen der kommunalen Verwaltungen. Für ein Handwerksunternehmen, das pünktlich seine Arbeit geleistet hat, nun auf den Rechnungseingang wartet und auf dieser Basis seine eigenen Verpflichtungen (Gehälter, Kredite, Materialkauf etc.) geplant hat, ein absolutes Ärgernis. Wer eine aktive und softwarebasierte Offene-Posten-Verwaltung betreibt, behält den Überblick und kann zeitnah mahnen. Denn nicht alle Rechnungen und offene Forderungen bleiben im Gedächtnis. Excellisten bringen zwar einen Überblick, aber erinnern nicht vollautomatisch an zuvor definierte Zahlungsziele. Und mit Hilfe einer Software können Zahlungsziele individuell festgelegt werden.

Vorgefertigte Anschreiben für Zahlungserinnerung und Mahnungen

Nachdem in der Software TopKontor Handwerk und smarthandwerk Rechnungen geschrieben und einem Kunden zugeordnet wurden, können diese in der Offenen-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) nach Fälligkeit sortiert werden. Die Software erinnert sogar daran, dass nun Zahlungseingänge verbucht werden müssten. Ist aber trotz der festgelegten Fälligkeit kein Eingang auf dem Unternehmenskonto verbucht und in der Software hinterlegt worden, kann die erste Zahlungserinnerung formuliert werden. Dazu liefert die Software passende Anschreiben für jede Zahlungserinnerung und errechnet automatisch neue Zahlungsziele. Bei der ersten Erinnerung sollte die Formulierung noch sehr freundlich ausfallen – denn es ist immerhin noch ein Kunde. Ein freundlicher, aber bestimmter Hinweis, dass im Alltag der Rechnungsausgleich wohl untergegangen sei, hat noch keiner als unhöflich aufgefasst. Auch diese erste Zahlungserinnerung wird dem Kunden zugeordnet und taucht in der Übersicht auf. Lässt der Kunde auch diese verstreichen, ist Zeit für die erste Mahnung. Mahngebühren können aufgelegt werden, sollten aber im Rahmen bleiben, nämlich den tatsächlichen Verzugsschaden abbilden. Gerichte sind sogar der Ansicht, dass nur Kosten für Papier und Porto angemessen seien.

Infocenter bringt offene Posten auf oberste Ebene

Auch die Mahnanschreiben liegen bereits vorformuliert in der Software vor – diese können aber noch individuell angepasst werden. Die Software erkennt außerdem ganz automatisch die entsprechenden Mahnstufen, erinnert an diese und errechnet neue Zahlungsziele sowie Verzugszinsen. Auch hier behält das Handwerksunternehmen den Überblick und weiß, wie hoch der Mahnungsstatus des Kunden ist. Bleiben auch nach mehreren Mahnungen der Zahlungseingang aus, sollten kleine und mittelständische Unternehmen ein Inkasso-Unternehmen einschalten. Wer das Infocenter aktiviert, hat auch hier die Möglichkeit, die OP-Verwaltung zu hinterlegen. Nun liegt die Übersicht der Offenen Posten auf oberster Ebene und fällt sofort in den Blick. Wer seine Liste immer aktuell hält, behält den Überblick, kann zeitnah reagieren und verhindert gegebenenfalls eigene Existenzprobleme.

Kommentare 2

  1. Sehr geehrte Damen und Herren.

    Ich habe das Programm Smart Handwerk Version 2
    das Programm kann nicht gestartet werden.
    Folgende Fehlermeldung Aufma003.dII fehlt.
    Ich habe Windows 7 64 GB Installiert.
    Ich bitte um Hilfe. Tel. 01743882011

    Mit freundlichen Grüßen
    Karlheinz Brauschke

    1. Sehr geehrter Herr Brauschke,

      vielen Dank für Ihre Nachricht. Unsere Kollegen aus der Technik werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen!

      Freundliche Grüße aus Rheine!

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