Ein kluges Sprichwort besagt: Zeit ist Geld. Deshalb ist gerade für Handwerksunternehmen wichtig, möglichst viel davon einzusparen. Schnittstellen in einer Bürosoftware, die die Türen für die Übertragung von Daten, sowohl nach Außen als auch nach Innen öffnen, sind dabei die wichtigsten Werkzeuge. Weil beispielsweise Artikel und Preise von Lieferanten nicht mehr händisch eingegeben werden müssen, sparen Handwerker jede Menge Zeit. Und: Der Handwerker punktet bei seinem Kunden mit tagesaktuellen und fehlerfreien Angeboten. Unterschieden wird bei Schnittstellen in Import- und Exportschnittstellen. Je nach Software und Zielgruppe bieten Hersteller unterschiedliche Arten an. Doch egal, welche Schnittstelle eine Software anbietet: Sie soll die Arbeit des Handwerkers vereinfachen. Schon bei einem Softwarewechsel kann eine Importschnittstelle eine perfekte Unterstützung sein: Alle Stammdaten werden fehlerfrei und in Windeseile von der alten in die neue Software transferiert, der Unternehmensalltag ist nicht gelähmt.

Daten sind fehlerfrei und aktuell

Dieter Bruns setzt seit 2003 auf die Handwerksoftware TopKontor Handwerk und lobt die GAEB-Schnittstelle, mit der er einfach und rechtskonform an Ausschreibungen teilnehmen kann. (Bildrechte: Bruns MSR-Technik GmbH)

Über Datanorm-Importschnittstellen werden Daten in die Software importiert. Beispielsweise Artikel- und Preislisten von Zulieferern, die häufig 250 bis 500.000 Positionen beinhalten. Diese werden in der Regel per E-Mail via kundenindividueller Importdatei geliefert und können mit nur einem Klick in die Stammdaten eingelesen werden. „Würde ein Handwerker diese Datenmengen händisch einpflegen, wäre er möglicherweise zwei bis drei Wochen beschäftigt. Via Datenimport dauert es lediglich ein paar Minuten“, erklärt Rudolf Melching, Geschäftsführer der blue:solution software GmbH aus Rheine. „Und: Menschen machen Fehler, das ist völlig normal. Ein automatischer Import dagegen ist fehlerfrei.“ Regelmäßig ändern Zulieferer ihre Artikel oder Preise. Müsste ein Handwerker seine Stammdaten danach durchforsten und anpassen würde auch dabei wieder kostbare Zeit verloren gehen. Wer unterschiedliche Lieferanten zur den optimalen Preisvergleichen in seiner Datenbank führt, kann diese Daten außerdem sauber nach Lieferanten trennen und pflegen.

Punkten mit gewerkespezifischen Leistungstexten

Andere Schnittstellen liefern gewerkespezifische Leistungstexte, die in die Stammdaten importiert werden können. „Gesetzeskonforme Leistungstexte in Angeboten oder Ausschreibungen zu verwenden ist für die erfolgreiche Arbeit eines Handwerkers sehr wichtig. Praktisch, wenn diese automatisch in der Bürosoftware zur Verfügung stehen“, betont Rudolf Melching. Die Vorteile: Mit den Kalkulationsdaten bekommt er marktkonforme Preise für Material und Zeitvorgaben, die er für detaillierte Angebote verwenden kann. Gerade bei Ausschreibungen kann sich der Handwerker auf gesetzeskonforme Leistungstexte verlassen.

Mit GAEB ausschreibungskonform arbeiten

Apropos öffentliche Ausschreibungen: Auch diese kann sich ein Handwerker völlig automatisch über eine GAEB-Schnittstelle in seine Bürosoftware importieren. Ist die Datei eingelesen, kann ein Handwerksbetrieb die Preiskalkulationen manuell eintragen. Oder: „Ganz praktisch und bequem finde ich, dass ich mit einem Doppelklick in unserem angelegten Leistungsstamm lande und dort die entsprechende Leistung einfach auswähle, die dann automatisch in die Ausschreibung eingefügt wird“, betont Dieter Bruns, Geschäftsführer der Bruns MSR Technik GmbH, der seit 2003 auf die Software TopKontor Handwerk setzt. Anschließend wird die fertige Ausschreibung auf den Rechner exportiert und an die entsprechende Behörde übermittelt. „Hier kann ich mich auf ausschreibungskonforme Dokumente verlassen und mich an Ausschreibungen auch außerhalb der Behördenöffnungszeiten beteiligen“, erklärt Dieter Bruns.

Das SHK-Unternehmen Jung & Krämer GmbH hat über die Schnittstelle IDS-Connect eine direkte Anbindung zu den Shop-Systemen von Großhändlern. (Bildrechte: Jung & Krämer GmbH)

Direkter Zugriff auf Onlinepreise

Wer OCI- oder IDS Connect Online-Schnittstellen nutzt, kann unmittelbar in den Angeboten auf tagesaktuelle Preise setzen. Das SHK-Unternehmen Jung & Krämer GmbH hat über die Schnittstelle IDS-Connect eine direkte Anbindung zu den Shop-Systemen von Großhändlern. Der Warenkorb kann damit beispielsweise empfangen und auch gesendet werden. Die Funktion Artikel-Deep-Link ermöglicht eine direkte Einsicht in aktuelle Preise und die Verfügbarkeit von Artikeln. Artikelnummern können direkt übergeben werden und zeigen dann die Artikeldaten an. Yvonne Jung und ihrer Kollegin bleibt für die Angebotserstellung somit mühseliges Blättern in Großhandelskatalogen erspart. Die Abfrage erfolgt automatisch und kann zu jeder Tages- sowie Nachtzeit erfolgen. „Das spart wirklich eine Menge Zeit“, betont Yvonne Jung, die ihrem Mann Andreas Jung den Rücken im Büro freihält.

Unterlagen zum Steuerberater mit DATEV-Schnittstellen übertragen

Unternehmen können über Exportschnittstellen aber auch Daten aus ihrer Software nach Außen versenden. Über die DATEV-Schnittstelle landen mit nur einem Kopfdruck wichtige Unterlagen beim Steuerberater. Darüber können Debitoren-/ Kreditorenstammdaten, Sachkonten (Kontobeschriftungen), Rechnungsausgangsbuch sowie Rechnungseingangsbuch, Kassenbuchungen und Zahlungsein- sowie Zahlungsausgänge übergeben werden. Bankingschnittstellen ersparen den Weg zur Bank und übertragen Überweisungen fehlerfrei und zeitnah.

Exportschnittstellen stellen Weichen für GoBD-konformes Arbeiten

Mit der in TopKontor Handwerk implementierten IDEA Export Schnittstelle können dem Betriebsprüfer steuerrelevante Geschäftsunterlagen nach den GDPdU-Vorgaben übermittelt werden. (Bildrechte: blue:solution software GmbH)

Unter dem Stichwort GoBD stellen Softwarehersteller mit Exportschnittstellen außerdem die Weichen für GoBD-konformes Arbeiten. Um die Erfüllung der GoBD-Anforderungen hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit zu erleichtern, wurde der sogenannte Beschreibungsstandard (GDPdU) entwickelt. Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzverwaltung nun nicht nur die gespeicherten steuerlich relevanten Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger zu übergeben, sondern darüber hinaus auch die Strukturinformationen wie die Formatangabe, Dateiaufbau, Felddefinition und die Verknüpfungen zur Auswertung. Mit einer in der Software implementierten IDEA Export Schnittstelle können dem Betriebsprüfer steuerrelevante Geschäftsunterlagen nach den GDPdU-Vorgaben übermittelt werden. Das vereinfacht den vom Gesetzgeber eingeführten Datenzugriff der Finanzverwaltung zur Außenprüfung von Unternehmen. Seit Juni 2014 gibt es für die elektronische Rechnung das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Eine Rechnung im ZUGFeRD Format sieht bei der ersten Betrachtung wie eine Rechnung im PDF Format aus. Die Besonderheit: In der PDF wird die Rechnungsdatei im XML Format zusätzlich eingebettet und erlaubt, dass die Rechnungsdaten maschinell ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit und Kosten und minimiert die Gefahrenquellen von Fehlern durch Mitarbeiter.

2018-02-27T13:43:55+00:00