Eine Zeiterfassungssoftware kann nur funktionieren, wenn es Hardware gibt, mit der sich Kommen- und Gehen- sowie Projektzeiten erfassen sowie Zutritte kontrollieren lassen. Während die einen Unternehmen die Zeiten ganz einfach über die Ein- und Ausschaltfunktion des lokalen PCs erfassen, setzen die anderen in den Ein- und Ausgangsbereichen des Unternehmens auf hochwertige und moderne Terminals. Es gibt aber auch die, die die Zeiten über ein mobiles Endgerät (Smartphone oder TabletPC) eingeben. Das ist gerade dann attraktiv, wenn die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen haben, sondern unterwegs sind. Welche Hardware am Ende zum Einsatz kommt, hängt mit den Vorlieben und Ansprüchen des jeweiligen Unternehmers zusammen. Alle haben jedoch das gleiche Ziel: Die Zeiten zuverlässig erfassen, der Zettelwirtschaft ein Ende setzen oder Zutritte sicher zu kontrollieren.

TopApp Zeiterfassung

Erfassung am PC oder über mobile Endgeräte

Wer seine Zeiterfassungssoftware lokal am PC installiert, hat bereits automatisch die Hardware „dabei“. Durch das An- und Abmelden des Betriebssystems bekommt auch die Zeiterfassungssoftware die Information für die Kommen- und Gehenzeiten. Selbstverständlich kann ich die Arbeits- und Projektzeiten auch manuell eingeben. Zutritte lassen sich hierrüber allerdings nicht bequem steuern. Sind die Mitarbeiter häufig im Außendienst unterwegs, lohnt sich für Unternehmen eine mobile Zeiterfassung. Mit einer auf mobilen Endgeräten installierten App können die gleichen Funktionen wie in einer lokal installierten Software genutzt werden. Praktische Anwendungen ermöglichen auch die Kolonnenerfassung, d.h. nicht jeder Mitarbeiter muss seine Zeiten einzeln eingeben. Es ist sogar möglich Geokoordinaten zu speichern und auszuwerten. Hierbei geht es allerding in erster Linie nicht um die Kontrolle des Teams, sondern um die Optimierung der Unternehmensabläufe, beispielsweise Vermeidung überflüssiger Fahrten zwischen Baustellen. Alle Daten, die mobil erfasst werden, werden an die lokal installierte Software übermittelt.

Terminals übernehmen Zeiterfassung

Im Unternehmen erledigen Terminals die zuverlässige Zeiterfassung. Positioniert im Eingangsbereich oder in Gebäudeteilen, die nur von ausgewählten Mitarbeitern betreten werden dürfen, erfassen sie Arbeits- sowie Projektzeiten und regulieren Zutritte. Hier sind den Möglichkeiten in der Technik, in der modernen optischen Ausstattung und auch im Preis keine Grenzen gesetzt. Individuell programmiert und auf die Software abgestimmt, leistet die Hardware ihre Arbeit. Unterschieden werden kann hier allerdings im Einsatzbereich. So gibt es Terminals, die extra für Werkstätten entwickelt wurden und somit schmutzresistenter sind. Diese kommen überwiegend in Handwerks- und Produktionsunternehmen zum Einsatz. Dagegen gibt es andere Terminals, die in Büro- und Verwaltungsräumen Daten schnell und exakt erfassen.

INTUS 1600PS PCS

Fingerabdruck und Handvenenmuster als Schlüssel zum Unternehmen

Die Zeiterfassung und die Zutrittskontrolle erfolgen in den meisten Unternehmen über ein RFID-System in Form eines Chips oder einer Karte. In Form, Farbe und Gestaltung sind auch hier keine Grenzen gesetzt. Chips, die nicht größer als eine Zwei-Euro-Münze sind, können bequem an Handgelenk oder Schlüsselanhänger getragen werden. Der neueste Trend ist allerdings die Authentifizierung mit biometrischen Merkmalen. Zu ihnen gehören beispielsweise der Fingerabdruck, die Iris, die Retina, der Zahnabdruck, das Handvenenmuster oder die Ohrform. Im Bereich der Zeiterfassung hat sich der Fingerprint und die Erkennung über das Handvenenmuster etabliert. Die Erkennung über den Fingerabdruck sollte nach Möglichkeit in einem „sauberen“ Bereich eingesetzt werden, beispielsweise in der Verwaltung oder einem Büro. Als alternative Zeiterfassung und Zutrittskontrolle hat sich ein Handvenenleser durchgesetzt. Passiert es, dass Personen über ihre biometrischen Daten nicht eindeutig identifiziert werden können, können bei beiden Systemen alternative Identifikationen über IDs, PINs und Chipkarten als Fallback-System eingeführt werden.