Außergewöhnliche Zeiten bedürfen nicht selten außergewöhnliche Maßnahmen und so kann es sein, dass ein Unternehmen aus wirtschaftlichen Gründen Kurzarbeit anmelden und im Team einführen muss. Doch wie lässt sich das in einer digitalen Zeiterfassung einstellen, nachvollziehen und auswerten? Anhand eines Beispiels erklären wir Ihnen in diesem Tipp des Monats, wie einfach Kurzarbeit in unserer Software TopKontor Zeiterfassung dargestellt und ausgewertet werden kann.

Zunächst müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Als Erstes wird eine Fehlzeit angelegt. Öffnen Sie über den Reiter [Datei] die [Einstellungen]. Sie befinden sich direkt im Menü für die Fehlzeiten. Benennen Sie eine der Freien Buchungen in „Kurzarbeit“ um. Die Buchung muss als Zeit gewertet werden und wird als Rahmenarbeitszeit vorbelegt:

Speichern Sie die Einstellung und schließen diese. Als Nächstes muss eine Lohnart angelegt werden, welche die neu angelegte Fehlzeit auswerten kann. Öffnen Sie dazu den Reiter [Meine Firma] und klicken auf [Lohnarten].
Legen Sie über den Button [Neu] eine Lohnart an. Tragen Sie in der Zeile Beschreibung den Namen der Lohnart ein. Unter dem Reiter [Allgemeine Daten] müssen keine weiteren Änderungen vorgenommen werden. Klicken Sie auf [Speichern] und wechseln Sie auf den Reiter [Zeiten].

Klicken Sie im Reiter [Zeiten] auf [Bearbeiten]. Im rechten Bereich können Sie über [+] eine neue Zeitart hinzufügen. Wählen aus der ausklappbaren Liste als Zeit [Kurzarbeit Stunden]. Falls Sie Ihre Fehlzeit anders benannt haben wird diese unter dem jeweiligen Namen aufgeführt. Wenn Sie die Zeitart ausgewählt haben können Sie diese über den grünen Haken speichern.

Klicken Sie anschließend auf den Button [Verwaltung]. Hier können Sie per Rechtsklick auf die Lohnart neue Mitarbeiter hinzufügen. Haben Sie alle nötigen Mitarbeiter hinzugefügt können Sie die Lohnartenverwaltung schließen.

Ab jetzt ist alles eingerichtet, so dass die Kurzarbeit gebucht werden kann. Nehmen wir hier als Beispiel den Einsatzplaner. Öffnen Sie diesen, indem Sie im Schnellzugriff auf einen Mitarbeiter oder eine Abteilung einen Rechtsklick ausführen. Hier können Sie nun für die ausgewählten Mitarbeiter mehrere Tage markieren und per Rechtsklick die Kurzarbeit buchen.

Für den Mitarbeiter wird dann, wie in diesem Beispiel, für den markierten Zeitraum anhand der Rahmenarbeitszeit die Kurzarbeit hinterlegt.

Ein weiterer Weg ist es, die Kurzarbeit über die „Einfache Erfassung“ zu buchen. Rufen Sie diese über den Reiter [Start] und dann [Einfache Erfassung] auf. Klicken Sie dafür bei [Neue Buchung] auf [Kurzarbeit]. Hierüber können Sie dann auch für einen oder mehrere Mitarbeiter die Kurzarbeit buchen. Entweder anhand der Rahmenarbeitszeit oder einen festgelegten Zeitraum, wie in dem folgenden Beispiel:

Hier wird für mehrere Mitarbeiter die Kurzarbeit festgelegt aber nur von 13:00 Uhr bis 17:00. Achtung: Fehlzeiten werden dabei auch an Wochenenden gebucht. Entweder müssen Sie das Datum der Buchung anpassen, oder die Fehlzeit nachträglich von den Wochenenden entfernen. Beim Druck des Monatsjournals wird die Kurzarbeit nun unter den Lohnarten ausgewertet. Im Beispiel hat ein Mitarbeiter vom 06. bis 09.04 für den Nachmittag Kurzarbeit hinterlegt:

 

Zu unserem Tipp des Monats gibt es auch wieder ein kurzes Erklärvideo:

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