Tipp des Monats Juli – TopKontor Zeiterfassung

blueblog-Redaktion TopKontor Zeiterfassung Einen Kommentar schreiben

Neben der reinen Erfassung der Anwesenheitszeiten bietet TopKontor Zeiterfassung auch die Möglichkeit projektspezifische bzw. tätigkeitsbezogene Zeiterfassung durchzuführen – das vereinfacht das Projektcontrolling sowie die Projektabrechnung. Gleichzeitig behalten Unternehmen die Wirtschaftlichkeit ihrer Projekte im Blick. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn für das Projekt eine feste Stundenanzahl pauschal festgelegt wird – Arbeitszeiten und Tätigkeiten werden dann Projekten fest zugordnet. Am Ende können die geleisteten Stunden ganz einfach den Kunden in Rechnung gestellt. Für den Kunden gibt es somit eine hohe Transparenz über alle geleisteten Tätigkeiten.

In unserem Tipp des Monats Juni zeigen wir, wie neben den Lohnkosten des Mitarbeiters weitere Kosten aufgrund von bestimmten Tätigkeiten erfasst werden können. Das ist zum Beispiel notwendig, wenn zusätzlich zu den Lohnkosten des Mitarbeiters auch die Maschinenkosten der gerade durchgeführten Tätigkeit erfasst werden sollen (z.B. Fräsen).

  1. Die Tätigkeiten werden über den Menüpunkt „Auftragsbearbeitung ->Tätigkeiten“ geöffnet. Tipp - Projekt Zeiterfassung
  2. Im aktuellen Reiter „Allgemeine Daten“ gibt es eine Übersicht aller schon vorhandenen Tätigkeiten. Das eigentliche Menü um neue Tätigkeiten hinzuzufügen, oder zu bearbeiten, wird ganz unten am Bildschirm angezeigt:Tipp - Projekt Zeiterfassung MenüAls alternative Durchschaltmöglichkeit kann auch mit dieser Leiste durch die einzelnen Tätigkeiten geschaltet werden. Über den Plus-Button wird eine neue Tätigkeit hinzugefügt, über den Minus-Button wird eine vorhandene Tätigkeit entfernt. Der Button mit dem Pfeil der nach unten zeigt, bearbeitet schon vorhandene Datensätze.

    Da wir eine neue Tätigkeit erstellen wollen, klicken wir auf den „Plus“-Button, nun springt das Programm automatisch auf das Feld „Tätigkeiten-Nr.“, welches sich direkt unter dem Reiter „allgemeine Daten“ befindet. Nun lassen sich auch die anderen Felder bearbeiten:Tipp - Projekt Zeiterfassung Tätigkeiten

    Da der Stundenkostensatz des Mitarbeiters Vorrang gegenüber des Tätigkeitenstundensatzes hat, wird der Menüpunkt „Stundenkostensätze werden kumuliert“ aktiviert.

  3. Im Reiter Stundenkostensatz, wird der Stundenkostensatz für die Tätigkeit angegeben. Wie schon zuvor, gibt es auch hier eine Menüleiste, um neue Stundensätze hinzuzufügen/entfernen. Diesmal hat die Menüleiste aber nur drei Button: Plus zum hinzufügen, Minus um Kostensätze zu entfernen und den Pfeil zum Bearbeiten. Tipp - Projekt Zeiterfassung Stundensatz
  4. Dem Mitarbeiter sollte ein Stundenkostensatz hinzugefügt werden. Hierzu erstellen wir im Personalstamm den Mitarbeiter Max Mustermann.

    Der Personalstamm ist erreichbar über „Stammdaten -> Personal“, oder über den Button „Personal Verwalten“Tipp - Personal ZeiterfassungDer Mitarbeiter hat schon, genau wie die Tätigkeit, einen eigenen Stundenkostensatz. Der Aufbau ist hierbei identisch mit dem Tätigkeiten-Stundenkostensatz. Der Stundenkostensatz des Mitarbeiters hat, wie oben bereits erwähnt, Vorrang und wird immer als erstes herangezogen, weshalb wir bei der Tätigkeit auch die kumulative Einstellung aktiviert haben.Tipp - Personal Zeiterfassung Personalstamm

    Nun haben wir sowohl für den Mitarbeiter, als auch für die Tätigkeit einen Stundenkostensatz erstellt. Wenn der Mitarbeiter Max Mustermann nun über die Tätigkeit stempelt, werden diese Stundenkostensätze nun kumulativ gerechnet.

    Wir wünschen wie immer viel Spaß beim Ausprobieren!

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