In TopKontor Handwerk erstellte Dokumente haben naturgemäß einen vorgegebenen Dokumentenaufbau. Sie entsprechen einem Standard. Möchte oder muss ein Handwerksunternehmen von diesen Vorgaben abrücken, weil beispielsweise ein Auftraggeber individuelle Leistungsnummern oder andere Informationen wünscht, könne diese manuell angepasst werden. Sollen aber mehrere Dokumente über einen längeren Zeitraum für einen Kunden erstellt werden, kann das sehr zeitintensiv sein, diese Formulare immer manuell anzupassen. Dafür können in der Handwerkersoftware TopKontor Handwerk Formulargruppen eingerichtet werden. Wie das geht, erklären wir im aktuellen Tipp des Monats Juni für unsere Software TopKontor Handwerk.

Hinweis: Formulargruppen greifen lediglich bei Dokumenten aus dem Hauptmodul. Zusatzmodule wie das Reparaturcenter oder Wartung & Service benutzen weiterhin, die in den Einstellungen des Moduls festgelegten Formulare.

Formulargruppen anlegen:

Um Formulargruppen anzulegen, Klicken Sie zunächst auf den Reiter [Stammdaten] und dann auf [Tabellen]. Unter dem Punkt [Adressen] befinden sich die Formulargruppen.

Klicken Sie auf [Neu] um eine Formulargruppe anzulegen. Wählen Sie zunächst aus welchem Adressbereich diese zugeordnet werden kann und Legen Sie eine Bezeichnung fest. Um fortzufahren klicken Sie auf den Reiter [Formulare].

Klicken Sie dort auf [Hinzufügen] um der Formulargruppe einen Dokumenttyp hinzuzufügen. Sie sollten dann folgende Ansicht angezeigt bekommen.

Wählen Sie zunächst unter [Dokument] den Dokumenttypen aus, welcher hinzugefügt werden soll. Stellen Sie dann noch das Formular aus und welcher Vor- / Nachtext angezeigt werden soll. Mit einem Klick auf [OK] bestätigen Sie die Eingaben und der Dokumenttyp wird nun in der Formulargruppe angezeigt. Fügen Sie noch nach Belieben weitere Dokumenttypen hinzu und klicken zum Schluss auf [Speichern].

Formulargruppen festlegen

Jetzt müssen Sie die soeben erstellte Formulargruppe lediglich einem Kunden oder Lieferanten zuweisen. Gehen Sie in den Kunden- oder Lieferantenstamm. Klicken Sie auf [Bearbeiten] und dann können Sie die Formulargruppe für die ausgewählte Adresse vergeben, die bei neuen Dokumenten greifen soll.

Dazu gibt es auch wieder ein interessantes Erklärvideo:

2018-06-26T10:23:27+00:00