Tipp des Monats Oktober: Der Datenservice in TopKontor Handwerk

Über unseren Datenservice in unserer Software TopKontor Handwerk lassen sich größere Mengen an Stammdaten verwalten. In unserem aktuellen Tipp des Monats Oktober wollen wir einmal ganz genau beleuchten, welche verschiedenen Funktionen der Datenservice anbietet und werden diese genau beschreiben. Hinweis: Bitte führen Sie zuvor unbedingt eine Datensicherung durch. Die Einstellungen des Datenservice können nicht mehr rückgängig gemacht werden.

1. Preispflege
– Hiermit können z.B. von Artikeln EK, VK und Aufschläge geändert werden2. Löschen
– Hiermit können Sie große Datenmengen auf einmal löschen
3. Export
– Hiermit können Sie Daten als CSV oder, falls möglich, als Datanorm exportieren4. Abgleich
– Hiermit können Stammdaten mit anderen Bereichen abgeglichen werden, um z. B. Preise zu aktualisieren

Da sich der Datenservice von der Bedienung an vielen Stellen gleicht, wird in diesem FAQ die Bedienung anhand der Preispflege von Artikeln und dem anschließenden Abgleich von Leistungen gezeigt.

Den Datenservice finden Sie unter dem Reiter [Extras] und kann lediglich genutzt werden, wenn kein weiterer Benutzer angemeldet ist.

Preispflege von Stammdaten

In unserem ersten Beispiel möchten wir eine Preispflege von Artikeln eines Lieferanten durchführen. Um eine Preispflege des Artikelstamms durchzuführen, wählen wir [Artikel] und [Preispflege] aus.

Im nächsten Schritt setzen Sie Filter, um die Auswahl der Artikel einzugrenzen. Da in unserem Beispiel alle Artikel zu einem Lieferanten gepflegt werden sollen, muss lediglich der Lieferant eingetragen werden.

Im nächsten Schritt können Sie nun die Preispflege durchführen. Im ersten Reiter haben Sie die Möglichkeit die Lohngruppe zu wechseln.

Unter dem Reiter Einkauf können Sie den EK prozentual ändern. In diesem Beispiel wird der Haken bei [%-Satz „Aufschlag“ beibehalten] gesetzt. Dies bewirkt, dass der Aufschlag der einzelnen VK‘s beibehalten wird.

Wenn der Haken [%-Satz „Aufschlag“ beibehalten] nicht gesetzt wird können Sie für die einzelnen VK-Preise neue Aufschläge eingeben. Sie können den Aufschlag auch an verschiedene EK‘s anpassen und Rundungen der VK-Preise festlegen.

Im nächsten Schritt werden Ihnen alle Datensätze gelb markiert, welche durch den Datenservice geändert werden, und dient Ihnen zur Übersicht. Wenn Sie nun ein letztes Mal auf [Weiter] klicken wird die Preispflege durchgeführt. Dies kann je nach Größe des Datenbestandes einige Zeit dauern. Schließen Sie den Datenservice nur, wenn Ihnen angezeigt wird, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

Abgleichen von Stammdaten

Im vorherigen Beispiel haben wir eine Preispflege der Artikel durchgeführt. Nun stellen Sie jedoch fest, dass die Artikel in den Stücklisten von Leistungen weiterhin die alten Preise besitzen. Für diesen Fall können Sie die Leistungen abgleichen lassen. Hierzu können Sie im Datenservice unter [Leistungen] den Punkt [Abgleichen] wählen.

Im nächsten Schritt müssen Sie ähnlich wie bei den Artikeln wieder eingrenzen, welche Leistungen abgeglichen werden sollen.

Im 4. Schritt können Sie nun festlegen, ob Preise oder Texte abgeglichen werden und welche Stammdaten dafür beachtet werden sollen. Klicken Sie auf [Weiter] um den Abgleich zu starten.

Löschen und Exportieren

Zum Löschen und Exportieren muss lediglich der Bereich der Daten eingegrenzt werden, wie es zuvor auch schon bei der Preispflege und dem Abgleich der Fall war. Der Export findet standardmäßig als CSV Datei statt. Artikel und Leistungen können Sie auch als Datanorm Datei exportieren.

Video zum Tipp des Monats:

2018-10-09T14:36:32+00:00