Von unterwegs Adressen prüfen, verwalten und Termine einsehen: Mit unserer App „TopAdressen“ wird das mobile Arbeiten zu einem Kinderspiel. Die TopApp kann mit unseren Softwareprodukten TopKontor Handwerk und smarthandwerk verknüpft werden.

Mit mobilen Endgeräten und der App „TopAdressen“ können Sie bequem und einfach alle Informationen bezüglich Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter einsehen, bearbeiten oder sogar komplett neu anlegen. Darüber hinaus bietet die App einen Kalender, welcher nicht nur sämtliche in TopKontor Handwerk und smarthandwerk hinterlegten Termine anzeigt, sondern auch die Möglichkeit bietet, neue Termine anzulegen. So gehört doppelte Übertragungsarbeit der Vergangenheit an, da alle Daten direkt an die lokal installierte Software übergeben werden können (Voraussetzung dafür ist natürlich eine vorhandene Netzwerkverbindung).

Im aktuellen Tipp des Monats werden wir uns die App sowie deren Funktion näher ansehen und zeigen, wie leicht sich die App einrichten lässt.

Einrichtung:

  1. Die App benötigt einen eindeutigen Benutzer mit dem einzigen Recht „mobile App“. Rufen Sie im smarthandwerk die Benutzerverwaltung über „Datei -> Benutzerverwaltung“ auf:
    Tipp des Monats September - Teil 1Und legen Sie einen Benutzer mit einem Passwort und dem zugewiesenen Recht „mobile Apps“ an. (In unserem Beispiel ist dies der Benutzer „SERVICE“ mit dem Kennwort „bss“:02 - Service
  2. Aktivieren Sie in den Einstellungen die Schnittstelle „mobile App“:03 - Schnittstelle
  3. Damit die Mitarbeiter in der Auswahl der App angezeigt werden können, müssen die Mitarbeiter als Monteur hinterlegt sein. Diese Zuweisung finden Sie in dem Mitarbeiterstamm unter dem Reiter „betriebliche Angaben“:  04 - Monteur
  4.  Als letztes benötigen die Mitarbeiter ein persönliches Kennwort für die App, sowie diverse Rechte. Diese stellen Sie auch im Mitarbeiterstamm ein und zwar über den Reiter „Mobile Einstellungen“ (welcher erst erscheint, nachdem die Schnittstelle in Punkt 2 aktiviert wurde): 05 - mobile Einstellungen
  5. Soweit die Einstellungen im smarthandwerk. Damit die App aber überhaupt kommunizieren kann, benötigen wir noch einen sogenannten Webservice für die App, in unserem Fall den speziell angepassten UltiDev-Webservice. Den UltiDev Webservice finden Sie unter http://apps.bluesolution.de/webservice.html
  6. Nach der Installation müssen im UltiDev-Webservice noch einige Einstellungen im UltiDev gemacht werden. Zum einen muss noch ein Zertifikat eingetragen werden, wenn schon ein Zertifikat vorhanden ist, reicht es hier über „Edit“ zu bearbeiten, ansonsten fügen Sie über „Add“ ein neues Zertifikat hinzu (In der Regel ist ein Port mit Zertifikat vorbelegt, so dass man nur einen freien Port auswählen und kein neues Zertifikat anlegen muss): 06 - UltidevEs öffnet sich folgendes Fenster:07 - freier PortWählen Sie hier einen freien Port (befragen Sie hierzu am besten Ihren Systemadministrator) und das Zertifikat aus und klicken Sie auf „ok“. Um die Einstellungen zu speichern, wählen Sie „Save config changes“.
  7. Die App ist nun erfolgreich eingerichtet, um die Funktionsweise zu testen, wählen Sie im UltiDev „Browse Application“ aus und dann den Eintrag über „localhost“: 08 - localhostIn Ihrem Browser sollten nun der Mandant angezeigt werden (falls nicht, so werden wahrscheinlich die Sicherheitseinstellungen des Browsers Probleme bereiten). Im Firefox beispielsweise umgehen Sie dies, indem Sie in der Adresszeile auf das Schild klicken: 09 - Firefox 

    Die App „TopAdressen“:

    Anmeldung:

    Wenn der Demozugang deaktiviert wird, können Sie sich mit Ihren Daten anmelden. Sie können entweder den Zugangsschlüssel oder die IP-Adresse mit dem Port einstellen, letzteres sieht dann z.B. so aus: https//192.168.0.71:44311

    Das zweite Feld ist der Benutzer, den wir für die App eingerichtet haben: SERVICE

    Und in das dritte Feld tragen wir das Kennwort des Benutzers ein.

    Anschließend wird über „Mitarbeiter auswählen“ der gewünschte Mandant und Mitarbeiter ausgewählt und abschließend in den Einstellung der App das persönliche Kennwort für den Mitarbeiter eingetragen.

    Wurde diese einmalige Einstellung vorgenommen, kann die App direkt genutzt werden. Deswegen kommen wir nun zur App.

    Die App besteht aus zwei Menüs: Hauptmenü und Einstellungen

    Das Hauptmenü:

    Das Hauptmenü besteht aus zwei Menüs: Adressen und Kalender. In den Adressdaten finden Sie ausführliche Informationen zu: Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Freie Adresse und Aktuelle Belege. 10 - Adressenapp

    – in der Detailansicht einer Adresse haben Sie die Möglichkeit neben den Adressinformationen noch offene Posten, Umsatz, Belege, Ansprechpartner, Objektadressen, Kontakte, Termine und Aufgaben zu der Adresse und Zusatzfelder einzusehen. Des Weiteren kann hier auch eine Adresse direkt als Kontakt in Ihr mobiles Endgerät übertragen werden.

    – sofern der Mitarbeiter das entsprechende Recht hat, können Sie neue Adressen anlegen und zum Teil auch bearbeiten.

    – nur Freie Adressen können die Anschrift bearbeiten, normale Adressen können die Kontaktdaten bearbeiten.

    Der Kalender:

    Im Kalender werden die Termine des angemeldeten Mitarbeiters in einer Monatsübersicht dargestellt:11 - Kalender

    In den Optionen haben Sie die Möglichkeit, direkt auf den heutigen Tag zu springen, alle Termine anzeigen zu lassen (sofern das Recht „Alle Termine anzeigen“ gesetzt ist) oder einen neuen Termin anzulegen/zu bearbeiten (auch hier muss das Recht „Termine anlegen/bearbeiten“ gesetzt sein).

    Die Einstellungen:

    Neben dem Hauptmenü gibt es den Button „Einstellungen“, die Einstellungen sind in folgende Bereiche unterteilt: Service, Ansicht und Sonstiges.

    Service: Im Bereich Service finden Sie die Informationen zum angemeldeten Mandanten und Mitarbeiter sowie das Kennwort für den Mitarbeiter.

    Ansicht: Im Bereich Ansicht können Sie einstellen, wie die Adressen angezeigt werden sollen. So können Sie zum Beispiel den Suchbegriff ausstellen und dafür die Firma/Titel anzeigen lassen oder einfach nur den Namen.

    Sonstiges: Hier haben Sie die Möglichkeit die Datenbank zurückzusetzen, das heißt, die App wird komplett bereinigt und alle neuen Adressen müssen erneut geladen werden, bevor Sie wieder mit der App arbeiten können.

    Des Weiteren können Sie über „Service“ testen, ob eine Verbindung mit dem UltiDev besteht.

    Über den letzten Punkt können Sie den angemeldeten Mitarbeiter abmelden.

    Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren!

2017-08-24T12:23:22+00:00