In Unternehmen gibt es unterschiedliche Gründe, warum Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen fehlen oder Pausen in der Arbeitszeit einlegen. Zwar verfügt die Software TopKontor Zeiterfassung über vordefinierte Fehlzeiten (beispielsweise Urlaub, Krankheit etc.), dennoch gibt es auch die Möglichkeit Fehlzeiten individuell zu definieren. Damit behalten Unternehmen den Überblick. Gleichzeitig können zu den Fehlzeiten entsprechende Abrechnungsmodelle erstellt werden, damit am Ende der Monatsabschluss stimmt. Diese Fehlzeit kann beispielsweise eine „Raucherpause“ sein. So stempelt der rauchende Teil des Kollegiums für jede Raucherpause einmal auf die Fehlzeit „Raucherpause“. Geht jemand aus dem Team in Elternzeit, kann auch diese als Fehlzeit angelegt werden. Mit einer umfangreichen Farbskala werden diese individuellen Fehlzeiten außerdem optisch erkennbar.

Wie solche Fehlzeiten definiert werden können, wollen wir in wenigen Schritten am Beispiel der Fehlzeit „Elternzeit“ erklären:

Schritt 1: Die Einstellungen Fehlzeiten. Um eigene Fehlzeiten definieren zu können, müssen wir die Fehlzeiten in den Einstellungen anpassen. Über „Datei-Einstellungen“ werden die Einstellungen geöffnet… Einstellungen…und die „Fehlzeiten“ ausgewählt. Einstellungen FehlzeitenSchritt 2: Das Definieren der Fehlzeiten. Da wir nun die Fehlzeiten ausgewählt haben, wird uns das Einstellungsfenster für die Fehlzeiten angezeigt. Wie im folgenden Screenshot erkennbar wird, werden in diesem Fenster bis zu sieben freie Buchungen angezeigt, welche sich frei benennen lassen. Desweitern kann hier eingestellt werden, ob die Fehlzeit mit oder ohne Zeitbezug gebucht werden soll. Für unseren Tipp des Monats benennen wir die erste freie Buchung in „Elternzeit“ um. Eigene Fehlzeiten definieren

Schritt 3: Die Testbuchung der Fehlzeit: Nun da wir eine eigene Fehlzeit eingetragen haben, können wir mit dieser Fehlzeit eine Testbuchung durchführen. Einfach über „Zeiten bearbeiten“ gehen, … Zeiten bearbeiten

…Zeitrahmen auswählen und mit der rechten Maustaste eine neue Buchung erstellen. Unter den normalen Buchungen werden alle sieben Fehlzeitbuchungen angezeigt, sofern in den Einstellungen keine andere Bezeichnung für die freien Fehlzeiten gewählt wurde, werden die Fehlzeiten als „Frei 1“ bis „Frei 7“ angezeigt. Da wir unsere Fehlzeit „Elternzeit“ benannt haben, wird die Fehlzeit hier mit „Elternzeit“ angezeigt. Wir wählen bei unserer Fehlzeitbuchung also die Fehlzeit „Elternzeit“: Eigene Fehlzeit buchen

Die Buchung wird in der Gesamtübersicht dann wie im nächsten Screenshot angezeigt: Eigene Fehlzeit Anzeige

Sowohl in der Gesamtansicht, als auch in der Detailansicht wird in dem Feld „Fehlzeit“ die Bezeichnung der Fehlzeit eingetragen. Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren!

2017-08-24T12:23:22+00:00