TopApp Hilfe2018-10-26T11:59:30+00:00

TopApp – Installation und Einrichtung

Allgemeines

Handwerkersoftware einrichten

Jeder Benutzer muss für den Zugriff per Webservice freigegeben werden. Öffnen Sie dazu die Benutzerverwaltung in der Handwerkersoftware und legen Sie zum Testen des Webservices den Benutzer „SERVICE“ mit dem Kennwort „bss“ an. Weisen Sie dem Benutzer das Recht „mobile Apps“ zu. Dieser Benutzer kann, nach erfolgreicher Einrichtung des Webservice, wieder gelöscht werden.

Neuen Webservice Dienst einrichten

Der neue Webservice Dienst wird mit dem Setup der Handwerkersoftware installiert. Diesen können Sie in den Einstellungen für Schnittstellen unter „Sonstiges/mobileApp“ einrichten. Aktivieren Sie den neuen Webservice Dienst, um sich in der TopApp per QR-Code zu verbinden. Hierfür ist keine Portweiterleitung mehr erforderlich. Die Kommunikation findet über einen Vermittlungsserver statt.

Wichtig: Der TopDNS-Dienst wird deaktiviert. Die Apps „TopAdressen, TopReparatur und TopAufmaß“ sind damit nicht mehr über den Zugangsschlüssel nutzbar.

Sie können die TopApp für die Monteure bequem über einen QR-Code im Mitarbeiterstamm einrichten. Wenn Sie die neue „TopApp“ mit mehreren Mandanten verwenden möchten, verwenden Sie ausschließlich den nebenstehenden QR-Code für die Einrichtung.

TopDNS-Dienst einrichten (für die bisherigen Apps)

Der TopDNS-Dienst wird mit dem Webservice installiert und ersetzt die Verwendung eines dynamischen DNS Anbieters (z.B. DynDNS). Sie müssen lediglich eine Portweiterleitung in Ihrem Router für den Rechner, auf dem der Webservice läuft, einrichten. Der TopDNS-Dienst aktualisiert jede Änderung Ihrer IP auf dem blue:solution Server, um diese für die TopReparatur-, TopAdressen- und TopAufmaß App bereitzustellen. Um den TopDNS-Dienst zu nutzen, benötigen Sie den Zugangsschlüssel, der bei der Installation von TopDNS generiert wird. Diesen finden Sie in den Einstellungen für Schnittstellen unter „Sonstiges/mobileApp“.

Aktivieren Sie beim Anmelden der App den Schalter für Zugangsschlüssel und geben Sie diesen in das erste Feld anstelle der URL ein. Tragen Sie Ihre Benutzerdaten ein und schalten Sie einen Mitarbeiter für die App frei.

Wird die App mit dem Zugangsschlüssel eingerichtet, gleicht diese die IP Ihres Servers mithilfe des Schlüssels über den blue:solution-Server bei jedem Start ab. So wird sichergestellt, dass für die Kommunikation mit Ihrem Webservice immer die aktuelle IP verwendet wird.

WICHTIG: Mit der Aktivierung des neuen Webservice Dienstes wird der TopDNS-Dienst deaktiviert.

Portweiterleitung

Grundsätzlich ist die Portweiterleitung (Port Forwarding) bei jedem Router ganz ähnlich aufgebaut: Man ruft zunächst das Webinterface des Routers auf. Hierzu öffnen Sie Ihren Browser und tragen entweder die IP Adresse, oder den Namen des Routers (näheres dazu steht im Handbuch Ihres Routers) ein und melden sich dort mit Ihren Zugangsdaten an. Dort befindet sich meist ein Punkt Sicherheit/Netzwerk/NAT & Portregeln/Regeln. Innerhalb der Regeln können Sie dann den Namen und die IP-Adresse des Rechners, auf dem der Webserver läuft, eintragen und den entsprechenden Port (Standardmäßig 44300 für https und 8082 für http) eintragen.

Webservice Installation

TopAppService Dienst installieren

Der Webservice wird als eigenständiger Dienst „TopAppService“ über die „Demo“, „Einzelplatz“ oder „Mehrplatz/Server & Web“ im Setup der Handwerkersoftware installiert. Hier müssen Sie lediglich den Port für den Datenzugriff angeben. Diese sind vorbelegt und können in dem Dialog „Auswahl der Programm- und Datenpfade“ entsprechend Ihrer Konfiguration angepasst werden.

Starten Sie Ihren Webbrowser und geben folgende Adresse ein: https://localhost:44300/TopService.svc (der Port 44300 entspricht dem https-Port aus der Installation. Diesen müssen Sie gemäß Ihren Angaben u. U. ändern.) Wenn der Service ordnungsgemäß funktioniert, wird im Browser folgende Seite angezeigt.

Schnellstartanleitung

Schnittstelle aktivieren

Um Ihre Handwerkersoftware für die Zusammenarbeit mit Smartphones vorzubereiten, rufen Sie bitte auf dem PC den Bereich Datei > Einstellungen auf. Im unteren Bereich des linken Fensters finden Sie den Menüpunkt Schnittstellen. Aktivieren Sie bitte die Schnittstelle „mobile App“.

Rechtevergabe

In Ihrer Handwerkersoftware gibt es in den Mitarbeiterstammdaten einen Bereich „Mobile Einstellungen“. Vergeben Sie hier ein Passwort mit dem sich der Mitarbeiter am Gerät anmelden kann und gewähren Sie dann die gewünschten Rechte.

Anmeldung TopApp

Im Anmeldefenster der TopApp haben Sie zwei Möglichkeiten sich anzumelden. Verwenden Sie den QR-Code um den Mitarbeiter über den neuen Webservice Dienst einzurichten. Wird der QR-Code aus dem Mitarbeiterstamm verwendet, so ist keine weitere Eingabe mehr erforderlich. Die App kann sofort verwendet werden.

Über den QR-Code aus den Einstellungen gelangen Sie in die Mandaten- und Mitarbeiterauswahl. Über „Auswahl hinzufügen“ wird der Mitarbeiter in die Liste im unteren Bereich des Fensters angezeigt. Wiederholen Sie diesen Schritt um weitere Mitarbeiter für die App freizuschalten. Über die Schaltfläche „Anmelden“ gelangen Sie in den Einstellungsbereich der TopApp.

Über die Option „Erweitert“ loggen Sie sich mit Ihren Benutzernamen und Kennwort ein. Über die Schaltfläche „Mitarbeiter auswählen“ gelangen Sie zum zweiten Schritt der Anmeldung. Wählen Sie hier einen Mandanten und einen Mitarbeiter aus.

Passworteingabe am Smartphone

Im Einstellungsbereich meldet sich der Mitarbeiter an, indem er das in Punkt „Rechtevergabe“ vergebene Passwort einträgt. Dies ist notwendig wenn nicht die direkte Anmeldung über den QR-Code aus dem Mitarbeiterstamm gewählt wurde. Dazu muss über „Bearbeiten“ der Bearbeitungsmodus aktiviert werden. Im Bereich „Service“ kann nun bei „Kennwort“ das Passwort eingetragen werden. Über die Schaltfläche „Fertig“ werden die Einstellungen gespeichert.

Hauptmenü

Aus dem Hauptmenü heraus gelangen Sie in die Bereiche Adressen, Nachrichten, Aufträge, Aufmaße und Kalender der TopApp.

Adressen

Unter dem Menüpunkt Adressen finden Sie Detailinformationen zu Adressdaten und aktuelle Belegen. Verfügt der angemeldete Mitarbeiter über das Recht „Adressen anlegen/bearbeiten“, so kann er über die Plus-Schaltfläche (+) eine neue Kundenadresse oder eine freie Adresse anlegen.

In der Detailansicht einer Adresse können die Kontaktdaten und die Anschrift (bei freien Adressen) bearbeitet werden. Durch Auswählen der Schaltfläche „Bearbeiten“ erscheint eine Eingabemaske in der Sie die Felder ändern können. Neben den Adressinformationen haben Sie die Möglichkeit offene Posten, Umsatz, Belege, Ansprechpartner, Objektadressen, Kontakte, Termine und Aufgaben zu der Adresse einzusehen. Für offene Posten und Umsatz müssen die entsprechenden Rechte bei dem angemeldeten Mitarbeiter aktiviert werden. Über die Detailinformationen der Adresse können die Funktionen Anrufen, SMS senden, Email schreiben, Navigieren und Homepage aufrufen über die entsprechenden Felder getätigt werden.

Nachrichten

Im Nachrichtenbereich können Sie die eingehenden und ausgehenden Nachrichten einsehen. Über die Plus-Schaltfläche (+) kann eine neue Nachricht an das Büro gesendet werden.

Beim Erstellen einer neuen Nachricht haben Sie die Möglichkeit Textbausteine in den Nachrichtentext einzufügen. Unter „Empfangene“ können Sie über die Schaltfläche „Aktualisieren“ die Nachrichten manuell abrufen. Ein automatischer Abgleich erfolgt beim Erhalt der Push-Benachrichtigung.

Reparaturaufträge

Unter Aufträge werden alle Reparaturaufträge angezeigt, die dem angemeldeten Mitarbeiter zugewiesen sind. Diese können ebenfalls manuell abgeglichen werden. Wählen Sie den Schriftzug am unteren Rand des Fensters aus um die Aufträge nach Status zu filtern. Über die Plus-Schaltfläche (+) kann ein neuer Auftrag angelegt werden, wenn der angemeldete Mitarbeiter über das Recht „Aufträge anlegen“ verfügt.

In der Eingabemaske des Reparaturauftrags werden die Daten für Datum, Uhrzeit, Kunde, Objekt, Arbeitsbeschreibung und Bemerkung abgefragt. Bei der Eingabe des Kunden können Sie entweder im Kundenstamm des Geräts suchen oder einen neuen Kunden anlegen und in den Auftrag übernehmen. Außerdem besteht die Möglichkeit eine alternative Ausführadresse zu bestimmen. Wählen Sie dazu „Objekt auswählen“ aus. Wenn für den ausgewählten Kunden Objektadressen angelegt sind, können diese in den Auftrag übernommen werden. Wählen Sie einen Reparaturauftrag aus um in die Detailansicht zu gelangen. Hier finden Sie Informationen zu Auftrag, Anschrift und Kontaktdaten. Über die Schaltfläche „Aktion“ können Sie den Status des Auftrags verändern. Unter den Punkten „Arbeitsbeschreibung“ und „Bemerkung“ lassen sich diese bearbeiten und speichern.

Wenn für den angemeldeten Mitarbeiter das Recht „Preise anzeigen“ aktiviert ist, kann in der Zeile „Preise anzeigen“ bestimmt werden, ob die Preise bei den Positionen ein- oder ausgeblendet werden sollen. Über die Schaltfläche „Nachricht senden“ können Sie eine auftragsbezogene Nachricht an das Büro schicken. Hinweis: Die Unterpunkte „Arbeitsbeschreibung“, „Bemerkung“ und „Positionen“ können nur bearbeitet werden, wenn der Auftrag sich im Status „Begonnen“ oder „Unterbrochen“ befindet. Unter „Positionen“ werden alle erfassten Positionen aufgelistet.

Unter „AutoLohn Einstellungen“ kann die automatische Lohnerfassung eingerichtet werden. Damit werden beim Start, Unterbrechen und Beenden eines Auftrags Zeitstempel erfasst und vor dem Übertragen in die als „auto“ markierten Lohnpositionen eingepflegt. Es ist ebenfalls möglich die erfassten Zeiten im Abschlussbericht anzeigen zu lassen.

Diese können bearbeitet und gelöscht werden. Über die Schaltfläche „Neu“ können Sie dem Auftrag eine neue Position hinzufügen. Beim Hinzufügen eines Artikels erscheint ein Suchfenster, in dem über den gesamten Artikelstamm der Handwerker gesucht werden kann. Der eingegebene Suchbegriff muss dabei mindestens vier Zeichen lang sein. Das Suchergebnis wird nach erfolgreicher Suche unter dem Suchfeld aufgelistet. Wählen Sie den gesuchten Artikel aus und geben Sie die Menge ein. Nach bestätigen der Menge mit der „Fertig“ Schaltfläche der Tastatur, wird der Artikel in die Positionsauflistung übernommen. Beim Erfassen einer Lohn- bzw. Textposition stehen die Positionen direkt zur Auswahl. Beim Anlegen einer manuellen Position werden die Daten über eine Eingabemaske erfasst.

Über die Schaltfläche „Fertig“ können Sie den Auftrag mit einer Unterschrift und optional mit einer Zahlung des Kunden abschließen. Sie gelangen zuerst zu einem Bestätigungsfenster.

Hier werden die erfassten Positionen noch einmal verkürzt aufgelistet. Über “Liste per Email senden” können Sie den Bericht als PDF an die hinterlegte Email-Adresse senden. Der erstellte Bericht kann ebenfalls gedruckt und im Anschluss angezeigt werden. Nach dem Übertragen steht dieser auch als PDF in der Handwerkersoftware zur Verfügung Unten finden Sie die Auswahl für die Zahlungsart. Wenn in den Einstellungen die Option “SumUp” aktiviert ist, erscheint beim Auswählen von “EC” und “Bar” die Schaltfläche “SumUp”. Über diese können Sie mit der SumUp App eine Zahlung entgegennehmen. Wenn diese erfolgreich war, können Sie mit “Bestätigen” die Unterschrift des Kunden erfassen und den Auftrag abschließen.

Aufmaße

Unter Aufmaße werden alle Aufmaße angezeigt, die sich auf dem Gerät befinden. Über “Import” können Sie die in Ihrer Handwerkersoftware angelegten Aufmaße zur weiteren Bearbeitung auf das Gerät laden. Wählen Sie den Schriftzug am unteren Rand des Fensters aus, um die Aufmaße nach deren Art zu filtern. Über die Plus-Schaltfläche (+) kann ein neues Aufmaß angelegt werden. Außerdem können Sie nicht benötigte Aufmaße direkt löschen. Auf iOS Geräten funktioniert das mit einer waagerechten Wischbewegung über das zu löschende Objekt. Auf Android können Sie über die Menütaste den Lösch-Modus aktivieren und die einzelnen Aufmaße durch Auswählen löschen. Beenden Sie den Lösch-Modus mit “Fertig”.

In der Eingabemaske für ein neues Aufmaß werden die Daten für Art, Name, Kunde, Projekt und Beschreibung abgefragt. Bei der Eingabe des Kunden können Sie entweder im Kundenstamm des Geräts suchen oder einen neuen Kunden anlegen und in das Aufmaß übernehmen. Außerdem besteht die Möglichkeit, das neue Aufmaß einem bestehenden Projekt aus der Handwerkersoftware zuzuordnen. Wählen Sie dazu „Projekt auswählen“ aus. Wenn noch keine Kunde für das Aufmaß ausgewählt wurde, wird dieser aus dem ausgewählten Projekt übernommen. Beim Import können Sie die gewünschten Aufmaße auswählen und mit der “Fertig” Schaltfläche bestätigen.

Mit den beiden Filtermöglichkeiten “Zeitraum von” und “Rechnung” können Sie die Auswahl einschränken bzw. erweitern.

Wählen Sie ein Aufmaß aus, um in die Detailansicht zu gelangen. Unter dem Punkt „Beschreibung“ können Sie diese bearbeiten und speichern. Wenn für den angemeldeten Mitarbeiter das Recht „Preise anzeigen“ aktiviert ist, dann wird hier ebenfalls der Gesamtpreis angezeigt. Über die Schaltfläche „Export“ senden Sie die erfassten Daten zur weiteren Bearbeitung an die Handwerkersoftware.

Unter „Positionen“ werden alle erfassten Positionen aufgelistet. Über die Plus-Schaltfläche (+) können Sie dem Aufmaß eine neue Position hinzufügen. Zur Auswahl stehen hierbei Artikel, Lohn, Leistung, Kostenart, manuelle Position und Titel. Beim Hinzufügen von Artikel, Leistung und Kostenart erscheint ein Suchfenster, in dem man über den gesamten Stamm der Handwerkersoftware suchen kann. Das Suchergebnis wird nach erfolgreicher Suche unter dem Suchfeld aufgelistet. Die ausgewählte Position wird direkt in die Positionsauflistung übernommen. Beim Erfassen einer Lohnposition stehen die vorhandenen Einträge direkt zur Auswahl. Beim Anlegen von manuellen Positionen und Titeln werden die Daten über eine Eingabemaske erfasst.

Unter „Raumbuch“ werden alle erfassten Einträge aufgelistet. Über die Plus-Schaltfläche (+) können Sie dem Raumbuch einen neuen Eintrag hinzufügen. Über “Löschen” wird der Lösch-Modus aktiviert. Dabei können die zu löschenden Einträge ausgewählt werden. Ebenfalls können ausgewählte Einträge kopiert und an beliebiger Position eingefügt werden. In der Detailansicht einer Position bzw. eines Raumbucheintrags können Sie Flächen für das Aufmaß erfassen. Wählen Sie dazu die Plus-Schaltfläche (+) aus, um in die Eingabemaske zu gelangen.

Hier werden Flächenbezeichnung, Formel- bzw. Spaltenaufmaßfelder, Abzug und Nicht-Berechnen abgefragt. Die Messwerte für die Aufmaßformel können entweder manuell erfasst werden oder mit Hilfe des Formelassistenten über “Formel auswählen” angelegt werden. Dabei stehen alle Formeln, die in der Handwerkersoftware hinterlegt sind, zur Auswahl. Wenn Sie zum Erfassen ein Distanzmessgerät verwenden und dieses in den Einstellungen aktiviert haben, dann wird die Verbindung beim Öffnen der Eingabemaske automatisch hergestellt. Beachten Sie, dass das Eingabefeld beim Erfassen der Messwerte ausgewählt ist.

Die erfassten Flächen können in der Detailansicht der Position bzw. des Raumbucheintrags neu angeordnet werden. Halten Sie dazu die Fläche gedrückt bis der Bearbeitungsmodus aktiviert wird, und wählen Sie die neue Stelle, wohin die Fläche verschoben werden soll. Um die Änderung zu bestätigen, beenden Sie den Bearbeitungsmodus mit “Fertig”.

Kalender

Im Kalender werden die Termine des angemeldeten Mitarbeiters in einer Monatsübersicht dargestellt.

Hier können die bestehenden Termine bearbeitet und über die Schaltfläche “Optionen” neue angelegt werden. Diese Funktionen stehen nur zu Verfügung, wenn für den Mitarbeiter das mobile Recht “Termine anlegen/bearbeiten” aktiviert ist. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit die Anzeige zwischen alle und eigene Termine zu wechseln. Hierfür muss das mobile Recht “Alle Termine anzeigen” aktiviert sein.

Einstellungen

Die Einstellungen sind in die sechs Bereiche “Service”, “Ansicht”, “Aufträge”, “Kartenzahlung”, „Distanzmessgerät“, “Automatischer Löschvorgang”, „Termine“, „Automatisierte Lohnerfassung“, „Email“ und “Sonstiges” unterteilt. Der Bereich “Service” zeigt den angemeldeten Mitarbeiter. Hier kann der Mitarbeiter sein Passwort eintragen, um sich in der App anzumelden.

Unter “Ansicht” definieren Sie welche Felder für die Darstellung einer Adresse verwendet werden sollen. Es muss mindestens ein Feld aktiviert sein. Im Bereich “Auftrag” können Voreinstellungen zum Anzeigen von Kurztext, Senden eines Berichts und Anzeigen der Preise im Auftrag gemacht werden. Letzteres ist nur vorhanden, wenn der angemeldete Mitarbeiter über die entsprechenden Rechte verfügt. Über den Punkt “Kartenzahlung” kann die SumUp Schnittstelle aktiviert und deaktiviert werden.

Bei „Distanzmessgerät“ können Sie einstellen, wenn die Bluetooth Schnittstelle auf dem Smartphone aktiviert ist, welches Distanzmessgerät für die Erfassung von Flächen verwendet werden soll. Unter Android wird beim Aktivieren eine Liste der bekannten Geräte angezeigt, aus der das verwendete Messgerät ausgewählt werden kann. Unter iOS erfolgt das automatisch.

Im Bereich “Automatischer Löschvorgang” können Sie einstellen in welchen Zeitabständen gelesene Nachrichten und abgelehnte bzw. erledigte Aufträge gelöscht werden sollen. Über die Option für „Termine“ kann die Anzeige von abgeschlossenen Terminen eingestellt werden. Im Bereich “Automatisierte Lohnerfassung” können Sie einstellen, wie bei der Auftragsbearbeitung automatische Zeiterfassungen behandelt werden.  Unter „Email“ ist es möglich für den Auftragsbericht Texte zu hinterlegen, die in den Bericht eingefügt werden. Unter “Sonstiges” können Sie die Datenbank zurücksetzten, die Verbindung zum Webservice testen, Stammdaten aktualisieren und den Mitarbeiter wechseln. Über “Mitarbeiter Abmelden” verlassen Sie die App und gelangen wieder zum Anmeldefenster.

FAQ – TopApp

Fehler 0

Die App hat, beim Versuch eine Verbindung zum Webservice aufzubauen, keine Antwort erhalten. Überprüfen Sie die Erreichbarkeit Ihres Webservice und gegebenenfalls die Verbindung Ihres Smartphones zum Internet.

Fehler 400

Hierbei handelt es sich um ein allgemeines Konfigurationsproblem. Prüfen Sie, ob Ihre Handwerkersoftware ordnungsgemäß installiert ist.

Fehler 401

Bei der Kommunikation mit dem Webservice ist ein Authentifizierungsfehler aufgetreten. Wenn der Fehler direkt bei der Anmeldung auftritt, überprüfen Sie in Ihrer Handwerkersoftware, ob der eingegebene Benutzername und das Kennwort mit dem des angelegten Benutzers übereinstimmen. Zusätzlich muss dieser Benutzer über das Recht „mobile Apps“ verfügen. Tritt der Fehler beim Arbeiten in der App auf, überprüfen Sie das Kennwort des angemeldeten Mitarbeiters. Dieses wird im Mitarbeiterstamm Ihrer Handwerkersoftware vergeben. Außerdem könnte dieser Fehler auftreten, wenn die verwendete Handwerkersoftware veraltet ist.

Fehler 404

Prüfen Sie die Installation des Webservices auf Ihrem System. Der Ordner „TopAppService“ muss im Datenverzeichnis der Handwerkersoftware vorhanden sein. Zusätzlich überprüfen Sie die Einstellungen „Datenpfad“ in der Datei web.config. Sie finden die Datei ebenfalls im Ordner „TopAppService“. Der Datenpfad in der web.config muss mit dem Datenpfad Ihrer Handwerkersoftware übereinstimmen.

Fehler 409

Überprüfen Sie in den Einstellungen Ihrer Handwerkersoftware, ob die Schnittstelle “mobile Apps” aktiviert ist.