Die Zukunft des papierlosen Büros ist eingeläutet. Jedoch sorgt die Publikation der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ nicht selten in klein- und mittelständischen Unternehmen für Unsicherheit. Die Erwartung der Softwareanwender ist deutlich: Hier muss auch der Softwarehersteller die rechtskonformen Weichen stellen und die Buchhaltung nach GoBD-Vorgaben ermöglichen. Die Kooperation mit dem Unternehmen ecoDMS GmbH und die Integration des Dokumenten-Management-System ecoDMS One in die Software TopKontor Handwerk ist für die Anwender ein wichtiges Zeichen.

blue:solution software GmbH stellt weitere Weichen für GoBD-Konformität

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Selbstverständlich werden alle über TopKontor Handwerk in ecoDMS archivierten Dokumente in den jeweiligen Bereichen wie Projekt- oder Adressenstamm wieder angezeigt und können dort auch wieder aufgerufen werden. (Bildrechte: blue:solution software GmbH)

„In erster Linie schaffen wir mit der Integration von ecoDMS One eine revisions- und rechtssichere Archivierung von in TopKontor Handwerk erstellten Dokumenten“, betont Rudolf Melching, Geschäftsführer der blue:solution software GmbH. Mit dem Zusatzmodul DMS Connect gebe der Softwarehersteller aus Rheine seinen Anwendern ein sicheres Gefühl, wenn es um die papierlose Büroarbeit im eigenen Unternehmen ginge. Der Vorteil des vollintegrierten Dokumenten-Management-Systems: Alles geschieht vollautomatisch im Hintergrund, der Anwender muss keine manuellen Handgriffe tätigen. Bei dieser Archivierung gibt es eine Verschlagwortung über den Volltext, d.h. egal welchen Suchbegriff der Anwender auch noch nach Jahren in die zentrale Suche eingibt, er wird das Dokument finden. Auch in TopKontor Handwerk eingehende Dokumente wie ZUGFeRD-Rechnungen, Scans oder andere externe Dokumente können durch den Anwender aus TopKontor Handwerk heraus klassifiziert und archiviert werden. Alle über TopKontor Handwerk archivierten Dokumente können auch in der Software wieder angezeigt werden. „Mit der Integration von ecoDMS One können wir eine Komplettlösung anbieten, der Anwender hat ein Programm und nicht unterschiedliche Lösungen“, erklärt Rudolf Melching.

Gemeinsame Unternehmensphilosophie verbindet

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Eingangsrechnungen werden gebucht, gescannt, klassifiziert und automatisch archiviert. Digitale Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format werden (wenn gewünscht) sogar vollautomatisch gebucht und klassifiziert. Der Anwender führt nur noch eine Sichtkontrolle vor der Buchung durch. (Bildrechte: blue:solution software GmbH)

Über die Kooperation mit der ecoDMS GmbH aus Aachen freut sich Melching sehr. „Damit haben wir eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe geschaffen“, betont er. Weil die Anwender der Softwareprodukte keine großen und komplizierten DMS-Lösungen brauchen, habe sich das Portfolio von ecoDMS angeboten. „Das Unternehmen setzt auch auf einfach zu bedienende Softwareprodukte und das trifft ebenfalls auf unsere Unternehmensphilosophie zu“, erklärt Rudolf Melching. Gleichzeitig stimme einfach das Preis-Leistungsverhältnis, dass das Unternehmen ohne Bauchschmerzen an die Anwender weiterreichen könne.

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Durch die automatische Volltextindizierung jedes archivierten wird jeder Vorgang im Archiv innerhalb kürzester Zeit wiedergefunden. (Bildrechte: blue:solution software GmbH)

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Externe Dokumente, die zum Kunden oder besser noch zum Projekt erstellt oder gescannt werden, werden ebenfalls klassifiziert und archiviert. Oder Dokumente werden einfach per ‚drag&drop‘ in das Projekt gezogen – auch diese werden archiviert. (Bildrechte: blue:solution software GmbH)

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Hilfreich ist auch die Volltextsuche via ‚Shortcut‘: Beispielsweise wird von einer Internetseite ein Wort markiert, nach dem gesucht werden soll. Wenn nun eine bestimmte Tastenkombination (die Sie selbst einstellen können) gedrückt wird, zeigt ecoDMS alle TopKontor-Dokumente an, in denen dieses Wort vorkommt. (Bildrechte: blue:solution software GmbH)

2018-06-26T11:37:28+00:00