E-Mail Vorlagen für Ihre Angebote, Aufträge und Rechnungen einrichten

„In der Kürze liegt die Würze“ – so könnte man unseren Tipp des Monats für Oktober wohl beschreiben. „In der Kürze“, weil der Tipp sehr simpel und schnell umzusetzen ist. Die „Würze“, weil man sich mit wenig Aufwand viel „Copy & Paste“ im Alltag ersparen kann. Aber nun zum Tipp:

Verschicken Sie Ihre Angebote, Aufträge, Rechnungen und Co. häufig per E-Mail? Dann können Sie sich das Kopieren von Texten aus alten E-Mails oder gar das ständige ausformulieren von neuen Texten sparen. Erstellen Sie sich einfach für jeden Dokumententyp eine E-Mail-Vorlage in Ihrer Handwerkersoftware, die Sie dann per Mausklick an Ihr E-Mail-Programm weitergeben können.

Und so geht's:

Schritt 1: E-Mail-Texteinstellungen öffnen

Öffnen Sie zunächst die E-Mail-Testeinstellungen Ihrer Handwerkersoftware, indem Sie im Reiter [Datei] auf den Navigationspunkt (1) „EMail-Text-Einstellungen“ klicken.

E-Mail-Texteinstellungen in Ihrer Handwerkersoftware

Schritt 2: E-Mail-Textvorlage erstellen

Wählen Sie über das linke Fenster den (2) Dokumententypen aus, für den Sie eine E-Mail Vorlage erstellen möchten. Legen Sie einen Betreff und einen E-Mail-Text fest.

Tipp: Durch einen Rechtsklick auf den E-Mail-Text-Bereich können Sie eine (3) Auswahl an Platzhaltern öffnen. Die Platzhalter für den Dokumententitel, die Briefanrede oder den Benutzernamen (der Nutzername, der in der Software hinterlegt ist), werden später automatisch von der Software durch die entsprechenden Daten in der E-Mail ersetzt.

Speichern Sie die Vorlage abschließend, indem Sie links oben im Fenster auf (4) „Speichern“ klicken.

Hinweis:

Der Platzhalter Briefanrede wird mit dem Ansprechpartner befüllt, der im Kundenstamm unter dem Reiter [Anschrift] > Ansprechpartner hinterlegt wurde. Versenden Sie Ihr Angebot nun per Mail, richtet unsere Software die E-Mail übrigens an die dort hinterlegte E-Mail-Adresse.

Schritt 3: Dokument per E-Mail versenden

Wenn Sie nun ein Dokument, wie z.B. ein Angebot, per E-Mail versenden möchten, dann gehen Sie den gewohnten Weg über den Reiter [Bearbeiten] > „Angebot“ > „Senden an“. Es wird sich daraufhin eine neue E-Mail mit dem vordefinierten Text und Betreff in Ihrem als Standardprogramm hinterlegten E-Mail-Client öffnen.

Schritt 4: E-Mail individualisieren

Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle noch die E-Mail weiter an den Kunden anpassen. Das Dokument, welches Sie per E-Mail verschicken möchten, wird außerdem als PDF-Datei in den Anhang geladen.